Gestión de listas de email: guía práctica para ganar tiempo

En este blog ya hemos hablado de cómo hacer crecer tu lista de email con suscriptores de calidad, con interés por lo que haces, y de cómo convertir a suscriptores en clientes por medio del email marketing. Pero lo que no hemos atajado es… ¿Cómo hacer una gestión eficiente de esas listas de email, para que sigan dando frutos en el tiempo, sin mucho esfuerzo por nuestra parte?

En esta guía práctica nos metemos de lleno en consejos para optimizar este proceso y que así te lleve el menor tiempo posible, sin renunciar a una buena lista de email que se traduzca en conversiones para tu negocio.

Por qué es importante llevar una correcta gestión de tus listas de email

Retorno de la inversión

El ROI (Return on Investment) es uno de los KPI más importantes en marketing digital, precisamente porque te sirve para valorar si la inversión que estás destinando a tus esfuerzos de marketing genera suficientes beneficios como para salirte rentable.

Sabemos ya desde hace unos años que el email está más vivo que nunca, a raíz de estudios como el de Litmus en 2019, que sitúan al email marketing como uno de los canales de marketing directo con un retorno de la inversión más alto.

Sin embargo, para cosechar esos buenos resultados debemos poner nuestra atención en nuestras acciones de email, con el conocimiento de qué factores tener en cuenta para aumentar el ROI —ya te adelantamos que uno fundamental es tu lista de email.

Por eso no te puede pillar de sorpresa una acción de email con una lista de baja calidad.

Entregabilidad

Que los correos que envías lleguen a la bandeja de entrada de tus contactos es algo fundamental. Lo que a lo mejor no sabías es que mantener en tus listas a suscriptores inactivos puede comprometer a la larga tu entregabilidad y acabar llegando a spam.

Si quieres una explicación más detallada sobre todos los factores que entran en juego para tener una buena entregabilidad, échale un vistazo a nuestra guía específica.

Cómo saber si tienes una buena lista de email

Engagement

Una lista de email activa es primordial para conseguir nuestros objetivos de conversión. ¿Cómo podemos medir rápidamente el engagement. Es decir, el compromiso de tus suscriptores con tu marca?

• La media de clics en lista (CTR o Click-through rate): sin entrar en el sector al que pertenezca tu negocio o tipo de campañas que recibe la lista, un buen porcentaje estaría a partir del 2,5–5 %
• La media de aperturas de tu lista: a partir del 10 % podemos hablar de una lista receptiva con tus envíos

• La calidad media de tus suscriptores (lead scoring): Cada persona en tu lista tiene una calidad asociada de más a menos en función del tiempo que lleve en la lista, los envíos recibidos, aperturas y clics. A partir de una calidad de 70, podemos hablar de un suscriptor especialmente activo en tu lista.

Tasa de cancelación

A partir de las bajas de tu lista puedes sacar una métrica muy valiosa, la tasa de cancelación o churn rate: el número de bajas de un periodo determinado (mes, trimestre, etc.) entre el número total de suscriptores al principio de ese periodo.

Si el churn es alto, quiere decir que algo debemos cambiar en nuestra estrategia de envío.

Tiempo medio en lista

El Lifetime Value (LTV), o tiempo de vida del cliente, también nos deja entrever la calidad de nuestra lista. Por regla general, cuanto más tiempo permanezca un suscriptor activo en nuestra lista, mayor será su rentabilidad.

Rebotes

De igual manera, la media de rebotes en lista (que puedes comprobar para cada lista por separado) es un buen indicador de la salud de esa lista.

Una lista con un gran número de rebotes duros (hard bounces), es decir, de direcciones de email erróneas, normalmente nos indica que esa lista concreta no goza de la mejor calidad.

Es importante asegurarte de que tu lista no tiene un número elevado de hard bounces, puesto que enviar a estas direcciones disminuye tu reputación de envío y puede comprometer tu entregabilidad.

La pauta que te damos es que es normal que una lista pueda tener hasta un 3 % de media de bounces.

Resumen de todas las métricas importantes del email marketing

Buenas prácticas y consejos

No compres listas

Comprar una lista puede parecer la única alternativa posible si no partes de posibles clientes a los que mandar tus comunicaciones… Pero no lo hagas. No solo porque no es legal, sino porque vas a obtener una receptividad nula, y ya sabemos que eso afecta a tu entregabilidad más pronto que tarde. Un email que no alcanza la bandeja de entrada no genera resultados.

Integra siempre que puedas

Todo lo que puedas integrar para ganar tiempo, bienvenido sea:

Comercio electrónico

Si tienes un comercio electrónico alojado en plataformas como Shopify, Woocommerce o Prestashop, integra desde el minuto uno la captación de suscriptores por medio de formularios, o deja como opción que se suscriban a tu lista desde el mismo proceso de compra. Estos compradores también suscritos a tu newsletter son los suscriptores más comprometidos que vas a encontrar.

CRM

Si utilizas un CRM, gestiona automáticamente altas y bajas haciendo uso de API con toda la comodidad.

Audiencias

Si haces uso de audiencias personalizadas de Facebook Ads destinadas a tus suscriptores de email, puedes integrarlas con tu plataforma de email marketing para no tener que actualizarlas manualmente cada vez.

Si no te habías planteado utilizar audiencias con tus listas de mailing, crear anuncios específicamente destinados a tus suscriptores es mucho más personalizado y eficaz. Por ejemplo, puedes enseñar un anuncio concreto en Facebook a un suscriptor que ha descargado recientemente un lead magnet de tu sitio web.

Elabora una secuencia de bienvenida

Recibe a tus nuevos suscriptores como se merece con un email de bienvenida cercano y transparente con respecto al tipo de contenido que van a recibir y con qué frecuencia.

Si vas a enviar una newsletter para promocionar contenido, deja que la frecuencia con la que publicas dicte la cadencia de los envíos, y no al revés. Ten en cuenta que una frecuencia de emails demasiado elevada es la principal causa de baja de una lista.

Por último, considera el email marketing automation por medio de flujos automatizados o campañas autorrespuesta, ya que obtienen de media más aperturas y clics que otro tipo de campañas de email.

Facilita la baja

De poco sirve una lista con muchos registros y poca interacción. Facilita la baja y evita que tus suscriptores marquen tus envíos como spam.

Personaliza, pero sé personal también

Las listas de suscriptores se tienen que trabajar, ya desde el momento de la captación.

• Diseña a tu gusto el email de confirmación de alta en la lista, así como el email de baja, donde puedes incluir tus logos, personalizar el CTA…
• Personaliza creando segmentos dentro de tus lista
• Pide algún dato a tu suscriptor, ya sea en el momento de registro o más adelante, y dirígete por su nombre (esto puede aumentar hasta un 20 % las aperturas)

Estas ideas son consejos básicos del email marketing, pero no te quedes ahí: personaliza también con el contenido que ofreces a cada lista, para dar a cada persona lo que necesita en función de la fase de conocimiento en la que se encuentre con tu marca (descubrimiento, consideración, intención, conversión y recurrencia/fidelización).

Por último, pide la opinión a tus suscriptores habitualmente por medio de una encuesta, o animándoles a que respondan a los emails que envías.

Envía campañas de reactivación

Una vez identifiques a los suscriptores inactivos (te decimos cómo fácilmente más abajo), destina campañas de email específicamente para ellos.

Intenta darles ese empujoncito que necesitan para volver a ser activos: ofrece un descuento o algún tipo de recurso. Asimismo, fíjate algún objetivo medible, por ejemplo conseguir que un 10 % de esos inactivos pase a activos en los siguientes meses.

Te contamos todos los pasos para crear el email de reactivación perfecto en este artículo.

Determina la causa de la muerte

Las bajas e inactivos de tu lista son una fuente valiosa de información para replantear mejoras en tu estrategia de captación y retención:

• Analiza las principales causas de las bajas en lista
• Busca puntos en común de suscriptores inactivos: ¿han seguido el mismo proceso de captación, o diferente? ¿Son siempre los que llevan suscritos a la lista más tiempo, o no?

Herramientas para hacer más fácil la gestión de listas de email

Identifica inactivos

Los suscriptores inactivos en una lista son los que nunca han abierto o han hecho clic en ninguna de tus campañas o tienen una calidad menor de 30 pasado un tiempo (ten en cuenta que los suscriptores más recientes partirán de una calidad más baja hasta que reciban tus primeros envíos).

De igual manera, conviene eliminar a los suscriptores marcados como soft bounce (error de envío temporal) tras varias campañas y a los hard bounces.

Puedes identificar fácilmente a estos suscriptores:

• Creando un segmento por comportamiento desde tu lista para identificar a los no abridores o los que nunca han hecho clic en campañas
• Creando un segmento a partir de la calidad, de 0 a 100, de tus suscriptores, para identificar a los más activos o inactivos de tu lista
• Accediendo al listado de hard bounces en tu lista y después eliminándolos de una copiando sus direcciones de email

Fíjate frecuencia

Dedica un momento fijo cada mes o semana para hacer un cribado de tus listas de email. Esto dependerá del volumen de emails que mandes habitualmente.

En Acumbamail disponemos de herramientas para automatizar esta limpieza. Puedes elegir, por ejemplo, eliminar de una a los suscriptores que llevan más de dos meses sin abrir un envío, o que se han marcado como soft bounce más de cuatro veces.

Asimismo, podrás eliminar de una todos los emails de baja calidad de tu lista, incluyendo los hard bounces, y obtendrás un baremo de la calidad general de tu lista.

Gestiona bajas

Guarda todas tus bajas en una misma lista en una lista de excluidos para asegurarte de que no van a recibir tus envíos.

Esta opción es especialmente útil si acabas de llegar a una plataforma de email marketing y quieres registrar bajas anteriores (de otras acciones de marketing o de otros envíos de email, por ejemplo) ya de primeras.

Elimina duplicados

Elimina suscriptores duplicados directamente de dos o más listas para tu gestión.

Conclusión

Mantener tus listas saneadas es fundamental para que tus campañas de email marketing obtengan los resultados esperados. Como has visto, hay ciertas prácticas que puedes hacer habitualmente —y no te llevarán demasiado tiempo—para asegurarte de que tus listas están siempre puestas a punto.