Email marketing para eventos virtuales: la guía completa

Marina Ortega · 17 Feb, 2021 · 6 min

En este 2021, ya inmersos al completo en la nueva normalidad, afortunadamente los eventos siguen celebrándose, aunque han pasado a lo digital en su mayoría. De aquí surgen nuevas necesidades de crear canales de comunicación efectivos para ponentes y asistentes, así como para promocionar nuestro evento y hacer un seguimiento impecable del mismo.

En este sentido, el email marketing ya era un canal idóneo para promocionar eventos y cumplir con una logística efectiva en la vieja normalidad, pero ahora pasa a ser una piedra angular para todo evento virtual. En esta guía te detallamos cómo aprovechar todo el potencial del email marketing para promocionar y gestionar tu evento virtual en un mismo sitio.

El email marketing, piedra angular de todo evento virtual

Cuando decimos que en la nueva normalidad el email marketing es la piedra angular de todo evento virtual es por estas razones:

Toda la gestión en un mismo sitio

Hoy en día, la mayoría de herramientas de email marketing te permiten llevar una gran parte de la gestión de un evento en un mismo sitio.

Si te decides por hacer uso del email marketing, no tienes por qué limitarte a enviar comunicaciones promocionales o confirmaciones de asistencia simplemente, sino que además podrás:

  • Gestionar con poco esfuerzo tu lista de participantes y dividirla por perfiles, como por ejemplo ponentes, asistentes y patrocinadores. Además, podrás dinamizar estas listas creando segmentos por fecha de confirmación, tipo de patrocinio o interacción con tus emails para diseñar una secuencia de emails automatizados.
  • Automatizar el proceso de inscripción por medio de formularios dinámicos insertados en el sitio web del evento, una landing page o página de destino o en redes sociales.
  • Ampliar el alcance para llegar a más personas utilizando tu lista de mailing para crear audiencias similares en la publicidad en redes sociales como Facebook.
  • Por último, pero no menos importante, las plataformas de email marketing ofrecen informes detallados para llevar un seguimiento completo antes, durante y después del evento, lo que te ayudará a trazar parte de tu estrategia.

Feedback constante

En línea con el último punto, el email marketing es un canal directo, personal y bidireccional, lo que puede ser una fuente valiosa de feedback por parte de tus asistentes durante y después del evento.

Esperemos que no sea el caso, pero si hubiera cualquier tipo de incidencia durante el evento, los asistentes podrían ponerse en contacto fácilmente contigo por medio del email. Para esto, es importante que habilites una dirección de correo electrónico específicamente para este uso.

(Parece que no encontrar el enlace al Zoom del evento es un mal que aqueja a muchos)

Ahorro de tiempo y recursos

De los dos puntos anteriores llegamos a la conclusión de que usar email marketing supone un ahorro en tiempo y recursos utilizados, sobre todo teniendo en cuenta que puedes crear emails personalizados en pocos minutos a partir de plantillas prediseñadas adaptadas a cualquier tipo de dispositivo, sin necesidad de tener conocimientos específicos de maquetación o código.

Tipos de email imprescindibles para tu evento virtual

Emails de tipo promocional

Preventa o tickets early bird

Siempre es buena idea ofrecer algún tipo de descuento o ventaja para aquellos que confirmen su asistencia primero. Además esto alentará a que otras personas confirmen su asistencia.

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Consejos:

  • Puedes insertar un formulario de suscripción de tipo clásico para este propósito en el sitio web del evento, en un post en redes sociales y en la landing page específica del evento (el formulario clásico es compatible con los tres canales y tendrás a tus early birds en una misma lista, preparados para recibir tus comunicaciones).
  • Puedes añadir una cuenta atrás en este email para motivar a esos primeros asistentes.

Primer vistazo

¿Por qué no les pones los dientes largos a los interesados con un teaser, por ejemplo, una cita o un trozo de entrevista de un ponente destacado o un vídeo o crónica de una edición anterior?

Recursos relacionados

Ofrecer contenido gratuito relacionado con la temática del evento crea expectación y da seguridad a los asistentes confirmados. De igual manera, puede aumentar suscripciones si decides ofrecer esto sin ningún compromiso para luego convertir a interesados en asistentes.

Consejo: no pierdas de vista a los interesados que finalmente no se decidan a apuntarse, te explicamos por qué más abajo.

Venta de material antes del evento

Los eventos virtuales pueden resultar caóticos: muchas ponencias seguidas, conferencias a las que no podemos asistir, problemas técnicos, la famosa fatiga mental y física que causan las videoconferencias…

¿Por qué no ponerle las cosas fáciles a tus asistentes? Puedes aprovechar para hacer una estrategia de upselling ofreciendo la compra de un pack premium antes de la conferencia, que incluya una ficha detallada de cada ponente, un resumen de cada conferencia con información adicional y referencias, etc.

Emails para asegurar una logística infalible

Email de invitación

El primer email destinado a asistentes confirmados o a interesados. En él puedes incluir el programa completo y explicar en detalle cómo se desarrollará el evento.

Tampoco es mala idea destinar un email de invitación para ponentes en el que incluyas una guía para oradores o speaker guide.

Email de confirmación

En este email podemos incluir una acreditación, un código QR para acceder a la aplicación oficial del evento o directamente el enlace al evento.

Consejo: Incluye una llamada a la acción o CTA clara en este tipo de email, que lleve a añadir el evento a Google Calendar o a descargar las instrucciones de acceso, por ejemplo. Así podrás «pillar» a los rezagados viendo quién no ha hecho clic en ese enlace para enviarles un recordatorio posteriormente. Puedes automatizar este proceso creando una automatización o una campaña de autorrespuesta.

Secuencia de emails de recordatorio

Imprescindible para crear expectación antes del evento y asegurarse de que todo vaya fluido.

Consejo: Puedes crear una secuencia de emails automatizados fácilmente utilizando una fecha concreta como evento disparador de la secuencia (tres semanas antes del evento, por ejemplo).

Además, podrás incluir hasta un contador con una cuenta atrás dinámica en tu email.

Retransmisión en diferido

El propósito de este email es incluir un enlace para ver una conferencia a posteriori. Este tipo de email es fundamental para asegurar una logística fluida, aunque también podemos usarlo con fines promocionales.

Saber que aunque no podamos asistir a una conferencia podremos verla en diferido es un aliciente importante.

Buenas prácticas y consejos para tus eventos virtuales

Diversifica tu estrategia, pero no tu gestión

Redes Sociales

El enlace para inscribirse al evento debe ser fácilmente localizable en todas las redes sociales. Asimismo, puedes publicar artículos de blog o contenido específico para cada red social siempre orientado a la inscripción.

Campañas de publicidad en Google Ads y Social Ads

Puedes lanzar campañas de publicidad de búsqueda o display en Google Ads y en Social Ads (LinkedIn, Facebook y Twitter Ads).

En el caso de Facebook Ads (e Instagram, ya que van juntos) puedes crear audiencias personalizadas similares a partir de una lista de email marketing o crear anuncios personalizados específicamente para los suscriptores de tu lista de email a partir de audiencias sincronizadas, lo que te permitirá lanzar anuncios para aquellos que hayan expresado su interés por el evento, pero todavía no se hayan inscrito, por ejemplo.

Landing pages

En línea con la publicidad online, puedes crear en pocos minutos una landing page o página de aterrizaje a la que lleguen los usuarios que hagan clic en tu anuncios, con la opción de insertar un formulario integrado con tu lista de email.

Asimismo, la podrás integrar fácilmente con tu Google Analytics, con el píxel de Facebook y añadir metaetiquetas de title y description para que aparezca también en la búsqueda orgánica de los motores de búsqueda.

SMS

Los SMS han vuelto, además con fuerza. Son un medio muy directo, con una tasa de apertura que puede llegar al 98 %.

Empezar con el SMS marketing es bien fácil, te dejamos nuestra guía específica si te interesa.

¿Por qué no enviar un recordatorio por SMS antes del evento? Puedes hacerlo creando una campaña SMS en sí o incluso integrar el SMS dentro de tu secuencia de emails automatizados.

Dale importancia a la apariencia de tus emails

La apariencia de tus emails, junto al tono del texto y cómo te vas a presentar ante tus asistentes formará parte del branding del evento, por eso conviene no pasar por alto ninguno de estos aspectos.

Segmenta y personaliza

Como ya hemos mencionado más arriba, cuanto más personalices los envíos, mejores resultados obtendrás:

  • Segmenta por perfil: personas interesadas vs. participantes confirmados / ponentes, asistentes y patrocinadores / Personas más interesadas vs. menos receptivas (esto último lo comprobar por medio del lead scoring)
  • Personaliza tus envíos: utiliza etiquetas personalizadas para, por ejemplo, dirigirte por el nombre de cada asistente. Esto puede aumentar la tasa de apertura de tus emails hasta un 20 %.
email marketing para eventos virtuales

La estrategia no termina con el evento

Por último, no descuides tu estrategia en el último momento. Una vez haya finalizado el evento, puedes seguir sacándole rendimiento al email marketing de diferentes maneras:

  • Ofreciendo preventa o early bird tickets para la próxima edición. Consejo: envía esto a todo el mundo, especialmente a aquellos que en el último momento no se inscribieron, porque puedes explotar ese FOMO (Fear of Missing Out) y que digan: «la próxima voy sí o sí, no se me pasa».
  • Invitando a los asistentes a suscribirse a tu newsletter para enterarse los primeros de próximas novedades.
  • Ofreciendo oportunidades de networking a los asistentes: crear grupos en redes sociales o redes de tipo alumni en tu nicho u ofrecer un descuento para antiguos participantes más adelante.
  • Preguntando qué les ha parecido el evento y qué mejoras podrías incluir en próximas ediciones a partir de una encuesta. En esta encuesta puedes preguntar también a qué industria pertenecen o qué rango de edad tienen para recabar datos y escribir una crónica del evento posteriormente.
Escrito por Marina Ortega Jr Marketing Specialist en Acumbamail. Traductora e intérprete (pero no actriz) apasionada por la comunicación. Ponle la coma del vocativo a tus emails, porfa. Seguir en Linkedin