Cómo incluir un link para añadir al calendario en los emails

Los eventos han cogido gran relevancia en los últimos años. Especialmente a raíz de la pandemia. Por aquel entonces, muchas empresas apostaron por las quedadas digitales para mantener el contacto con sus usuarios o para formar sobre determinado tema. Seguro que te suenan los webinars.

Sin embargo, a los eventos, especialmente los gratuitos, no siempre acude toda la gente que está invitada. ¿Sabes por qué ocurre esto? Porque no se promociona debidamente. 

El email es una gran herramienta de comunicación y venta. Por eso, si quieres tener éxito en tus convocatorias tanto digitales como físicas tienes que utilizar la opción de “añadir al calendario” el evento. Dicho más sencillo, enviar un email a tu base de datos con el enlace para calendarizar la cita.

De esta forma es más accesible para ellos porque se lo guardan en su agenda y cuentan con ello para asistir.

Ya hablamos en su momento de email marketing para eventos virtuales, pero en este artículo te voy a contar lo fácil que es añadir un enlace para “añadir al calendario” tus eventos. Te aseguro que a partir de ahora te va a aumentar la participación en las quedadas que programes.

Fichero de calendario vs. enlace de calendario

Antes de ponernos de lleno con esto, una pequeña aclaración técnica.

La opción de “añadir al calendario” se hace con un archivo llamado ICS, también conocido como iCalendar. Normalmente, usa la extensión de archivo .ics y lo mejor es que es aceptado por la mayoría de los calendarios digitales. 

Pero, ¿cuál es la diferencia entre un fichero de calendario y un enlace de calendario?

Fichero de calendario

Como mencionaba anteriormente, ICS es el estándar utilizado por la mayoría de calendarios. Al menos los más famosos. 

Al ser un fichero, cualquier cliente de correo es capaz de leer esa extensión (.ics) y por tanto cargarlo en el calendario que use esa persona. Ya sea Google Calendar, Apple Calendar, Outlook… 

Todos los calendarios son capaces de utilizar un archivo ICS para añadir un nuevo evento. Pero esto requiere que la gente descargue primero el archivo ICS y luego lo cargue en su calendario.

Enlace de calendario

El enlace de calendario como su nombre indica es un enlace que al abrirlo se abre en la aplicación de calendario correspondiente. 

La ventaja es que es un enlace que se añade fácilmente en el email.

El inconveniente es que necesitas crear tantos enlaces de calendario como aplicaciones de calendario haya. Por ejemplo: uno para Google Calendar, otro para Outlook, otro para Yahoo…

¿Qué aplicaciones soportan el fichero y enlace de calendario?

Aquí te dejo una tabla comparativa para que lo tengas en cuenta:

Aplicación	FIchero ICS	Enlace de calendario
Google Calendar	✅	✅
Outlook.com	✅	✅
Apple Calendar	✅	❌
Office 365	✅	✅
Outlook	✅	❌
Yahoo	✅	✅

Descubre cuál es el calendario que más usan tus contactos

Hay muchísimas aplicaciones de calendario y por tanto, cada persona puede utilizar una diferente según el uso que le dé dentro de su sistema de productividad.

Existen las que vienen por defecto en el sistema operativo que utilices, las que tengas habilitadas en tu webmail y otras externas desarrolladas independientemente. 

Entonces, ¿cómo puedes saber cuál es la herramienta de calendario que puede usar tu audiencia?

Muy sencillo. Echa un vistazo a los informes de tus campañas de email y te dará información sobre el cliente de correo que usan tus contactos.

Te dejo un ejemplo de cómo lo muestra Acumbamail:

Para ver este gráfico dirígete a Informes > Avanzado > Principales ISP

📌 Consejo. Aunque existan muchos clientes de correo y aplicaciones de calendario, hay que centrarse en las principales a la hora de crear el enlace de añadir a calendario. No obstante, siempre será recomendable utilizar en fichero ICS para todos aquellos que usen aplicaciones diferentes.

Cómo crear un enlace de “añadir en tu calendario” paso a paso

Por suerte, existen herramientas que facilitan la creación del fichero ICS y del link de añadir en el calendario.

Una de ellas es Add to Calendar Links.

Es totalmente gratuita y muy sencilla de usar. Simplemente tienes que crear el nombre del evento, indicar la localización (puede ser una URL), una descripción si lo deseas y el horario.

A continuación, deberás crear el link para añadir dentro de tu email. De esta forma, el usuario puede añadirlo a su aplicación de calendario.

Ten en cuenta que debes generar tantos enlaces como aplicaciones quieras añadir. Una para Google Calendar, otra para Yahoo, otra para Microsoft Outlook… 

Después, en tu email debes incluir cada enlace diferenciado. Aquí te muestro un ejemplo:

Copias ese enlace y lo añades en tu email:

Y así con los diferentes enlaces que quieras añadir.

Adjuntar el fichero ICS para añadir al calendario

Como ya he comentado, es recomendable añadir siempre el fichero ICS para asegurarte que todos los calendarios lo puedan leer.

Por eso, en la misma herramienta, abajo del todo puedes descargarlo.

Este fichero lo tienes que subir a alguna web o alojamiento. Incluso lo puedes subir dentro del administrador de archivos de la herramienta de email marketing que uses. 

Te cuento cómo hacerlo en Acumbamail.

Haz clic en el botón o enlace donde quieras añadir el fichero. 

Para abrir el administrador de archivos haz clic en “enlazar archivo”.

Se abrirá el administrador para subir el fichero ICS que te has descargado previamente.

Y ya estaría.

Cuando el usuario reciba el email y haga clic en “Añádelo a tu calendario” se le abrirá el calendario que tenga predefinido y podrá añadir el evento a su agenda.

Prueba este sistema y consigue más participación en tus eventos

Como has visto, crear un link de añadir un evento a tu calendario es muy sencillo. Existen herramientas que facilitan el proceso para evitar tocar código y html.

Esta forma es una garantía para fomentar la participación de tus usuarios en los eventos que programes. Espero que te haya resultado útil y que empieces a usarlo.