Cómo digitalizar tu empresa sin morir en el intento en 7 pasos

En los últimos meses seguramente hayas escuchado más de una vez la palabra “digitalización”. Lamentablemente nos hemos enfrentado a una pandemia mundial que ha puesto patas arriba prácticamente todos los negocios y sectores.  Así es que toca adaptarse a las nuevas tendencias y demandas de los clientes.

Fíjate en este dato. Según fuentes de la Comisión Europea, un 86 % de las pymes españolas no tenían un plan de digitalización antes de la pandemia de 2020. 

Un 86%. WoW! ¿No te parece una cifra elevadísima?

De hecho, este hecho le ha “tocado el corazoncito” al Gobierno y junto a la Unión Europea han lanzado lo que se conoce como Kit Digital para ayudar y ofrecer soluciones digitales a las PyMEs del país.

Con el paso de los meses nos hemos visto inmersos en una gran cantidad de formación y todos los agentes implicados están enfrentándose a una importante transformación. Por eso, es el momento de hablar de cómo digitalizar tu empresa: en qué consiste realmente, cómo se hace, cuánto te va a costar… 

Te vendrá genial si tu negocio actualmente sobrevive en el entorno offline, es decir, en el tradicional, y tienes planes para transformarlo al digital.

¿Qué es digitalizar una empresa?

Antes de entrar de lleno en el asunto, veamos, ¿qué significa digitalizar tu empresa? La digitalización de una compañía consiste en transformar al universo digital todas aquellas tareas y sistemas que se hacen de forma manual o en papel. 

Ojo. Y esto es importante. Digitalizar una empresa no significa solamente crearte una página web o abrir una cuenta en Instagram. No. Es mucho más. En este proceso entran en juego otros factores que atañen a la organización, visión, planificación y operaciones de la propia empresa. 

Por tanto, el cambio debe venir desde “arriba” y es una tarea que incumbe a todos para hacerlo más sencillo.

Lo veremos más adelante.

Ventajas de la digitalización en una empresa

Son muchos los beneficios de digitalizar tu empresa. Tal vez ya tengas en mente algunos. Por ejemplo:

Llegar mejor a tu público objetivo

El mundo digital te brinda herramientas para segmentar y ampliar el alcance de tus potenciales clientes. 

Si vendes en local actualmente estás muy limitado. En cambio, si abres una tienda online, cualquier persona en cualquier punto del país o incluso del mundo, puede ser tu cliente. Pudiendo vender sin un horario comercial al uso.

Explorar nuevas oportunidades de negocio

Al estar “en internet” puedes acceder y probar otras vías de negocio que son más propias de lo digital y tal vez tengan sentido en tu sector dependiendo de los hábitos de tus consumidores. 

Por ejemplo, puedes explorar suscripciones, acceso a comunidades, ofrecer formación o sesiones online…

Reducir los costes

Algo muy importante en cualquier negocio son los costes. Es cierto que la inversión inicial para digitalizar todo pueda ser elevada, una vez implementado, habrá muchas tareas que se proceses automáticamente, lo cual requiera menos tiempo invertido y que ese tiempo lo puedas dedicar a otra tarea más importante.

Mejorar la comunicación y la satisfacción de los clientes

La comunicación es muy importante. Tanto en la vida en general como en una empresa en particular. Muchas veces, la palabra hablada en directo se convierte en el teléfono escacharrado y al final hay malentendidos. 

Si en tu compañía como parte de la digitalización establecéis una herramienta de comunicación asíncrona mediante palabra escrita, podéis acudir a ella para evitar olvidar esa conversación que tuvisteis hace tiempo.

También es una gran ventaja para la satisfacción de los clientes. El soporte, la resolución de dudas y el proceso post compra, ofrecerá una mejor experiencia gracias a digitalizar y automatizar esos mensajes.

Medir y controlar la evolución

Por último, no está demás mencionar que en el entorno digital se puede medir absolutamente todo. Y esto es un gran paso para poder controlar y saber en todo momento el estado en el que se encuentran la ventas y las operaciones de la empresa. 

Esto ofrece agilidad para iterar y probar cosas nuevas sin necesidad a esperar y esperar los resultados tras un trimestre de actividad.

¿Es para ti la digitalización?

Esta es la pregunta del millón. 

Hay muchos emprendedores que llevan muchos años haciendo las cosas sin el componente digital y no les va mal. No obstante, puede ir mucho mejor si incluimos esta variable en un comercio de barrio.

Solo te voy a dar un dato para que pienses sobre él. 

Los negocios que cuentan con una ficha actualizada de Google My Business reciben 7 veces más clics. Y esto se traduce en visitas físicamente al comercio y por tanto en ventas.

Esta acción tan simple, como es contar con una ficha de Google My Business, permite aumentar tus ventas debido a que los hábitos de consumo de los usuarios han cambiado y buscan en Google la mejor opción antes de pasear y buscar la tienda. 

En este artículo te hablamos más del SEO local y cómo aplica a negocios de hostelería.

¿Cómo digitalizar tu empresa en 7 pasos?

Vamos a hacer un repaso a los pasos en los que debes pensar si te quieres poner manos a la obra en este proceso de digitalización.

🧐 Analiza tu situación actual 

En este primer punto es fundamental hacer un análisis DAFO.

Este análisis consiste en analizar tus Debilidades y Fortalezas (que son factores internos) además de las Amenzas y Oportunidades (que son factores externos que observas en tu entorno o competencia).

Con este ejercicio plantearás la situación en la que te encuentras: qué recursos y presupuesto tienes, qué limitaciones, qué puntos débiles debes mejorar, cuáles son los fuertes para pontenciar…

👤 Identifica a tu audiencia online

Esto es importante ya que en muchas ocasiones tienes una clientela tradicional en tu negocio local pero en el online puede ser totalmente diferente. Por lo tanto, la digitalización te abrirá nuevas puertas para llegar a gente que hasta ahora no llegabas.

Trata de hacer el ejercicio de quién es, qué piensa, qué puntos de dolor tiene y dónde se encuentra esta audiencia digital.

📢 Diseña una estrategia de marketing digital

Hablando de cómo llegar a esa audiencia, es el momento de plantear la estrategia de cómo hacerlo.

No es suficiente con tener la web o la tienda online publicada. Ese es el primer paso. Con un buen plan de marketing organizarás todas las acciones necesarias para empezar a llevar tráfico a esa web y transformar esas visitas en ventas.

Si quieres conocer las tendencias de marketing digital que lo van a petar este año, échale un vistazo a este post.

¿Qué canales debes trabajar?

Esta es otra pregunta del millón, la verdad. Va a depender de cada caso, cada sector y por supuesto de los recursos con los que cuentes.

Lo que sí es importante que te grabes a fuego o te apuntes es que NO tienes que estar en todos los canales. Analiza dónde se encuentran tus potenciales clientes y trabaja esas redes sociales o esos canales. 

Lo que nunca debes pasar por alto es el hecho de plantear una estrategia de email marketing. 

Las redes sociales, el blog y otros canales hay que trabajarlos pero están a merced de los algortimos. Por eso, siempre recomendamos tratar de captar el email de los usuarios para poder mantener una relación con ellos sin depender de que el azar o las campañas de publicidad vuelvan a hacer que visiten tu web.

⚙️ Utiliza un CRM

Un CRM viene de las siglas en inglés Customer Relationship Management y no es otra cosa que un sistema para unificar y gestionar todas las relaciones con tus clientes y proveedores.

El CRM es un software muy necesario en una empresa digitalizada. Tener todos los datos de los clientes con anotaciones e información personalizada de todos ellos.

Es una especie de segundo cerebro del negocio que está en la nube y no depende del comercial asignado, todos pueden verlo y acceder a esa información.

🤖 Automatiza

La automatización es clave en un proceso de digitalización. Ya lo comentamos cuando vimos las ventajas.

Date cuenta que muchos leads y contactos van a llegar a través de formularios y otros canales. Gracias a la automatización, los datos y la inteligencia artificial, se puede conseguir que a esa persona que te contacta se le dispare un embudo de venta automático para convertirla en cliente. 

Esto es muy potente y no va a requerir de tu tiempo ya que lo vas a tener a-u-t-o-m-a-t-i-z-a-d-o. Qué maravilla, ¿verdad?

🤝 Colabora y delega tareas a otros profesionales

En el ámbito digital es muy común colaborar a determinados profesionales especializados. Por ejemplo, para crear la web necesitarás un diseñador o desarrollador web, para escribir los textos a un copywriter, para implemetar el sistema de venta online a algún especialista en ecommerce…

Como ves, la digitalización ha dado paso a un entorno colaborativo mucho más especializado en el que lo normal es contratar para tareas específicas a otros profesionales sin necesidad de tenerlos en plantilla.

Es importante también hacer el ejercicio mental de que delegar es necesario porque el tiempo es limitado y las capacidades técnicas también.

📊 Mide en todo momento

Como comenté en otras de las ventajas de la digitalización, la parte analítica es fundamental y no hay que descuidarla a la hora de implementarlo.

Es importante que tengas un cuadro de mandos con las métricas o esos indicadores clave que te muestren en todo momento cómo va el negocio. Ya sean ventas, contactos generadores, visitas… Lo que establezcas pero es importante que implementes un sistema de analítica en tu negocio digitalizado.

Ejemplos de pymes que se han digitalizado

Me gustaría compartir algunos ejemplos de negocios que siendo locales se han sumado a la ola de la digitalización. Algunos por necesidad a causa de la pandemia y otros por el implemento de cierta tecnología.

🎓 Academias 

La formación ha sido una de las que se ha tenido que adaptar a la nueva realidad. En mi barrio hay una academia de inglés que toda la vida ha tenido clases presenciales. 

A raíz de la pandemia tuvo que implementar un sistema de clases por videoconferencia y actualmente, aunque ha retomado las clases tradicionales sigue manteniendo ambas modalidades.

De esta forma ha llegado a otro tipo de público que prefiere formación online y que antes no era cliente porque solo las ofrecían físicamente.

🍽️ Servicios de restauración

Los restaurantes y los negocios en torno a la alimentación también se han visto obligados a transformarse digitalmente.

Gracias al surgimiento de aplicaciones y sistema de gestión de pedidos online y reparto han podido mantener algunas ventas a pesar del confinamiento.

Además, algunas empresas como Google han potenciado sistema de reservas online y digitalización de la carta para que los restaurantes puedan transformar sus negocios sin necesidad de muchos conocimientos técnicos.

 🏪 Librerías y pequeños negocios locales

Siguiendo con la democratización de herramientas para pequeños negocios, las fichas de Google My Business también han permitido ampliar el alcance de negocios locales de barrio. 

Este caso de éxito de una librería especializada es muy interesante.

Seguro que a ti se te vienen algunos más a la cabeza, ¿a que sí?

Consejos finales

Después de ver los beneficios y los pasos para digitalizar tu empresa ya solo te queda sumarte a esta transformación.

Soy consciente de que es mucha información y son muchas cosas pero esto ha llegado para quedarse y no puedes dejar pasar este tren.

Empieza poco a poco ¡pero empieza! Lo primero es analizar en qué situación te encuentras y cómo está tu entorno. Luego ya, lo demás vendrá rodado.