El email como eje del teletrabajo: ¿tendencia o nueva realidad?

Muchas cosas han cambiado estos meses. Hoy hablamos del email como eje del teletrabajo en España: ¿tendencia o nueva realidad?

Hace poco –quienes hemos tenido la suerte de conservar nuestros empleos– hemos tenido que migrar al teletrabajo para seguir produciendo. A pesar de las expectativas y de las ganas de trabajar desde casa, no es lo mismo pensarlo que vivirlo y menos aún en estas circunstancias excepcionales.

Lo que nos ha tocado este año ha sido un modelo piloto de teletrabajo forzado y sin ninguna preparación previa. Para muchos no ha sido fácil.

*Mención especial para el correo electrónico que, sin duda, es la herramienta que ha posibilitado la comunicación directa a distancia estos meses. ¿Os imagináis el teletrabajo sin emails? Ambas figuras están ya tan unidas que no sabríamos decir cuál fue primero. Y es que, aunque la idea del teletrabajo sin correos parece atractiva, la verdad es que imposibilitaría la comunicación directa (interna y externa), la identificación a distancia del personal de la empresa e incluso las formas de organización.*

Aún no es posible saber si esta modalidad ha sido solo una transición o ha llegado para quedarse, pero sí tenemos algunas cifras y conclusiones.

La consultora ECO Market Research ha hecho un estudio cuantitativo online de alcance global que profundiza en los niveles de satisfacción y revela algunos de los retos y oportunidades del sistema.

*La investigación se realizó durante el mes de abril y permitió conocer la opinión de 457 personas de 28 países de América, Europa y Asia.*

Cabe acotar que: Entre los consultados, la mayoría ha conservado su empleo y tienen funciones y empresas que han permitido adoptar el teletrabajo. Para poco más de la mitad de ellos, es la primera vez que realizan sus labores de manera remota.

Entonces, veamos:

Teletrabajo en España: ¿tendencia o nueva realidad?

Nos hacemos esta pregunta y Virginia Marchena, Gerente de Investigación de ECO Market Research, la contesta basándose en los datos.

Aún hay retos por enfrentar para personas y empresas. Sin embargo, todo parece indicar que hay una satisfacción general con el modelo y que el camino nuevo podría llevarnos a un tipo de trabajo mixto. Ante esta situación, se presentan también nuevas oportunidades. Quienes puedan capitalizarlas, triunfarán, encontrando modelos de trabajo más eficientes y actuales.

Datos del teletrabajo: ¿Cómo han ido estos meses?

• Se ha tratado de una circunstancia inédita que, sin duda, ha sido diferente para cada persona.
• Sin embargo, destaca un dato muy llamativo: 83% de los encuestados está satisfecho con la modalidad de teletrabajo.

• La revisión y seguimiento de los contenidos generados en el entorno digital permitió a la consultora identificar un creciente interés y conversación alrededor del teletrabajo. La asociación a sentimientos positivos de estos contenidos supera el 70%.

Principales beneficios del teletrabajo según los encuestados

• La posibilidad de compartir más tiempo con familiares y amigos.
• Eliminar los tiempos de traslado y los costos que esto supone.
• Sensación de tener un mayor control sobre su tiempo.

Por supuesto: El nivel de satisfacción se ve influenciado por los recursos provistos por la empresa y por el nivel de cumplimiento del horario.

La investigación revela que quienes han adoptado el teletrabajo por primera vez están significativamente menos satisfechos. Esto pudiera ser atribuido a un proceso de aprendizaje y adaptación, así como a la capacidad de la empresa para facilitar la actividad.

Las principales demandas que hacen los encuestados para optimizar el trabajo a distancia

• La estabilidad y velocidad de la conexión a internet
• El respeto de los horarios de trabajo por parte de los supervisores.

En el resumen de la investigación, destaca ECO Market Research, que la adopción de la modalidad de teletrabajo ocurre en un momento en el que también los centros educativos han implementado la enseñanza a distancia, lo cual ejerce una presión adicional sobre los padres. En este sentido, el estudio revela que aquellos que actualmente viven con sus hijos tienden a señalar que su rendimiento es menor cuando trabajan desde casa que cuando lo hacen desde la oficina.

Entre las principales carencias señaladas por los participantes se enfatiza la necesidad de interactuar con los compañeros y poder disponer de este espacio común para generar o fortalecer vínculos.

Más datos:

• 66% de quienes tenían experiencia previa trabajando a distancia dicen estar muy satisfechos, en comparación con el 37% que está trabajando en esta modalidad por primera vez.
• 30% señala que sus compañeros, jefes y clientes no respetan el horario de trabajo.
• 45% considera que su nivel de eficiencia es igual que cuando está en la oficina.
• 26% de los que viven con hijos señalan que su rendimiento es menor, en comparación con el 18% de quienes no viven con hijos.
• 60% considera que la empresa les ha provisto de los recursos necesarios para realizar el trabajo desde casa.
• 44% afirma que le gustaría mucho continuar haciendo teletrabajo una vez que la situación se estabilice.

• El correo electrónico es la herramienta más usada para comunicarse (88%), seguido de las video llamadas (79%) y aplicaciones de chat (72%).

El email como eje del teletrabajo en España

Para nadie es un secreto que el email sigue siendo el medio con mayor penetración entre los internautas. Es una herramienta clave para el trabajo, sea desde la oficina o desde casa.

No en vano uno de los primeros pasos al ser contratado en una empresa es abrir la dirección corporativa de correo electrónico. Al darnos de alta comenzamos a existir dentro del ecosistema de la organización para todos los niveles de la jerarquía. Es la herramienta de comunicación por excelencia y el teletrabajo, por supuesto, profundiza esta tendencia.

Además de ser el principal canal de comunicación interna y externa de la empresa, hay varios usos que se podrían aprovechar para gestionar retos y capitalizar oportunidades del teletrabajo en España. Por ejemplo:

Programar reuniones / Gestionar agendas

Como hemos visto en los datos, uno de los retos del teletrabajo en España (y el mundo) es la gestión de los horarios. Para mejorar esto es necesario:

• Elegir una franja horaria al día para gestionar todos los correos posibles. De esta manera no tenemos que interrumpir todas nuestras actividades mientras vamos contestando.
• Ser más efectivos en la organización de las reuniones. Siempre que sea factible, mucho mejor organizar una llamada semanal de equipo en una hora y día fijos para revisar los pendientes y coordinar acciones. El correo electrónico puede: notificar sobre reuniones y llamadas, enviar recordatorios y ofrecer la opción de guardar las citas en calendario. Incluye en el mensaje los objetivos de la reunión. Te sorprenderás de todas las veces en las que, una vez escrito, verás que ya no es necesario hacer la llamada. Así que… será una reunión menos, que se ha resuelto con un email. Mandar el correo es dar a las personas la opción de gestionar el requerimiento con mayor libertad y dentro de los horarios de trabajo.

Respuestas automáticas

Podrían ser las principales aliadas para gestionar la comunicación del modelo de teletrabajo en España. Estamos acostumbrados a usarlas solo cuando estaremos ausentes por mucho tiempo o de vacaciones, pero realmente está opción puede aportar mucho más. Por ejemplo:

• Puedes crear una respuesta automática en la que digas que has recibido el mensaje y que lo procesarás a la brevedad. Con esto respondes al momento y, a la vez, ganas tiempo para hacerlo en la franja horaria que hayas establecido para tal fin. En estos emails puedes aprovechar para especificar incluso tus horarios laborables.
• Otra opción es utilizar esta herramienta para contestar a clientes y comunicar la situación, como en este caso: Hola, gracias por tu interés. Actualmente estamos gestionando un alto volumen de pedidos. Te pedimos disculpas por la demora. Prometemos responderte de forma personalizada lo antes posible.
• Las respuestas automáticas, bien utilizadas, te permiten automatizar ventas y procesos. En este artículo profundizamos en ello. Definitivamente, pueden ser grandes aliadas para el teletrabajo.

Información general / Newsletters informativos

Los emails permiten compartir información de forma frecuente con audiencias internas (empleados, trabajadores, compañeros de equipo) y con audiencias externas (medios de comunicación, clientes, aliados, proveedores, clientes potenciales, etc.). Gracias a esta herramienta es posible compartir:

• Información actualizada de la empresa.
• Nuevas acciones a seguir.
• Datos.
• Panorama general del sector y la competencia.
• Información de interés para empleados, clientes o la opinión pública.
• Solicitudes de personal, comunicación de vacantes.
• Avisos y protocolos.
• Artículos y noticias.
• Mensajes de la junta directiva o de personas clave.
• Imágenes, vídeos, elementos multimedia.

Las plataformas de email marketing –como la nuestra– permiten segmentar bases de datos para que puedas gestionar varios canales.

Gestión emocional / social

Uno de los principales retos del teletrabajo está relacionado con la parte social de la labor. Además de la producción, la oficina era un espacio también de socialización importante. Esta conexión es clave para la cohesión de los grupos de trabajo y puesta en común. En este sentido, el email marketing puede ser una gran herramienta para la gestión emocional y social. Puedes preparar emails, por ejemplo, para:

• Organizar pequeñas reuniones que no sean laborales… Quedadas de desvirtualización, esparcimiento y socialización.
• Compartir mensajes e información que pueda ayudar a los trabajadores en su gestión emocional.
• Consejos de autocuidado, productividad y rutinas.
• Juegos. Gamificación.
• Felicitaciones y reconocimientos (cumpleaños, cumplimiento de objetivos, ascensos, nacimientos, etc.).
• Hojas de trabajo.
• Sistemas de gratificación.

El email puede ser la nueva cartelera.

Escucha activa

A través del email se puede obtener información clave de trabajadores, colaboradores y clientes. Envía encuestas o entrevistas y escucha activamente para ajustar la estrategia. Esto cobra especial importancia en un contexto en el que no estamos viendo las caras de las personas y no podemos tener su feedback en directo.

Formación / Actualización / Bienestar

Es posible armar talleres completos de formación vía email. Esto podría ayudar a superar el reto que supone el teletrabajo en España también a nivel de actualización y educación.

Pueden ser cursos de formación en temas de interés para la empresa y los empleados, incluso para los clientes. Desarrollar estos contenidos requiere una buena inversión de tiempo pero, al hacerlo por email, los costes disminuyen considerablemente. Además, gracias al email marketing, estos talleres pueden abarcar audiencias mucho más amplias y ser compartidos infinidad de veces.

Por otro lado, también pueden ser campañas más simples de actualización en conocimientos o protocolos concretos.

Otra idea: Para consolidar a la empresa como aliada del personal, es una gran idea compartir talleres relacionados con organización, productividad y bienestar. El email no solo es la principal herramienta de teletrabajo sino que puede ser clave para compartir las mejores maneras de llevarlo a cabo.

Coordinación / conexión de equipos

Es posible crear campañas para equipos concretos. No toda la información interesa a toda la organización. Estas campañas pueden servir para coordinar actividades, establecer líneas de acción y compartir contenidos comunes de una forma organizada, inmediata y didáctica.

Imagen corporativa / plantillas

Utilizar el email como herramienta también permite potenciar el branding de la marca. Esto, además, es fácil gracias al uso de las plantillas. Personalizar nuestras plantillas de email marketing es sencillo y éstas se adaptan a todos los dispositivos y pantallas de forma automática. Una vez personalizadas ya solo tendrás que cambiar los contenidos. Cada vez será más sencillo y la presencia de tu marca se mantendrá fuerte y coherente.

Email marketing para vender

Durante la cuarentena las tiendas estaban cerradas. Lamentablemente, la crisis económica nos empieza a enseñar ya los carteles de cierre en gran cantidad de locales. En este contexto, el email marketing puede ser el mejor aliado para la venta de productos y servicios.

Este es el uso más común de nuestra plataforma y cada vez son más las marcas que confían en el email como medio de marketing directo. Esperamos con este artículo haber planteado otros usos un poco más novedosos.

Toda crisis plantea nuevas oportunidades y para aprovecharlas tenemos que ser creativos. Las empresas que sean más ágiles para transformarse podrán sacar provecho.

Con un modelo de teletrabajo bien gestionado, podrían ser muchas las organizaciones que se conviertan en aliadas de los trabajadores para alcanzar una mayor calidad de vida y conciliación personal – laboral. Para esto también el email puede ser un gran aliado.

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