Las 5 mejores herramientas para concertar citas o reuniones online

Seguro que te has pasado horas y horas intercambiando emails y mensajes con prospectos o clientes para concertar una cita. 

Que si qué día te viene bien

Que si el martes solo puedo de 11 a 12 y de 16 a 18

Que si solo puedo por las mañanas

Que sí, que no…

Cuando gestionas citas tanto por email como por teléfono, es un dolor de cabeza llegar a un acuerdo para encontrar el mejor hueco para ti y tu cliente (o futuro cliente)

Por suerte, existen programas que nos hacen esta tarea supersencilla y no solo nos ahorran tiempo de gestión, sino que añaden funcionalidades que nos permiten ser más ágiles y productivos.

El sueño que cualquier equipo de ventas persigue, ¿a qué sí?

En este artículo vas a descubrir las cinco mejores herramientas para concertar citas o reuniones online. 

Pero lo primero…

¿Qué es un software de gestión de citas online?

Un software de gestión de citas online es una herramienta diseñada para facilitar la programación y organización de citas a través de internet. 

Este tipo de software se utiliza en diversos sectores y profesiones donde se requiere una gestión eficiente de las citas.

El uso que se le puede dar es infinito. Voy a mencionar algunos negocios y profesionales que lo usan en su día a día.

• Clínicas médicas
• Salones de belleza
• Gimnasios y entrenadores personales
• Nutricionistas
• Psicólogos y coaches
• Consultores

Pero también este tipo de herramientas son muy útiles para equipos de venta. 

Ya hablamos de los emails en frío y cómo se pueden utilizar para cerrar reuniones o demostraciones de determinados productos. 

Pues para este tipo de reuniones también es muy práctico y cómodo apoyarse en estos softwares de gestión de citas. 

En esencia, los programas de gestión de citas online permiten a los usuarios agendar y coordinar citas de forma rápida y sencilla, sin la necesidad de realizar llamadas telefónicas o enviar correos electrónicos. 

Todos estos softwares proporcionan una plataforma centralizada donde los clientes o pacientes pueden ver la disponibilidad de horarios, seleccionar la fecha y hora que les convenga, e incluso realizar pagos si es necesario.

Funcionalidades de los programas para agendar citas

Además de la programación de citas, estos programas suelen contar con características adicionales que optimizan el proceso de gestión. 

Algunas de estas funciones son:

• Enviar recordatorios automáticos por correo electrónico o mensajes de texto para evitar olvidos o cancelaciones de último momento
• Mantener un registro detallado de las citas pasadas y futuras
• Tener una integración con calendarios existentes para una mejor planificación
• Generar informes y estadísticas para el análisis del negocio

Ventajas de usar una herramienta para concertar citas online

Una aplicación que permite reservar citas tanto para tus leads como clientes puede hacer tu vida mucho más fácil. 

Vamos a ver algunas de estas ventajas:

⌚ Ahorro de tiempo

Como decíamos, sin un programa de reservas, los clientes que deseen una cita tendrán que llamar por teléfono o enviar un correo electrónico a la empresa. Además, si necesitan cambiar o cancelar una cita, tendrán que volver a ponerse en contacto con la empresa. Esto implica pasar tiempo al teléfono o esperar con incertidumbre a recibir la confirmación por correo electrónico.

Por otro lado, la empresa debe consultar la agenda y elegir nuevamente la fecha y hora. Esto no solo requiere tiempo, sino que también puede dar lugar a citas duplicadas por error.

Con una herramienta de reserva de citas online, te libras de estos inconvenientes e intercambiar emails o atender al teléfono. Lo mismo ocurre al transferir las citas manualmente al calendario y al enviar recordatorios.

En resumen, un software de este tipo te permite ahorrar un tiempo muy valioso y trabajar de manera más eficiente.

⭐ Mayor satisfacción del cliente

Con un software de gestión de citas, estás dando más autonomía a tus clientes.

Ya no tendrán que esperar en el teléfono ni enviarte un correo electrónico. Además, podrán elegir la fecha y hora que les convenga más y, por lo tanto, podrán planificar su tiempo con mayor flexibilidad.

Además, hoy en día, la mayoría de personas están acostumbradas a usar este tipo de programas y por tanto la curva de aprendizaje para usarlo es menor.

📈 Más leads y más clientes

Las herramientas de reserva de citas funcionan las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Los usuarios pueden concertar una cita por internet cuando lo deseen. Esto significa que la empresa dejará de perder leads.

Además, hoy en día, mucha gente prefiere reservar a través de una web o una aplicación que llamando por teléfono.

Por lo tanto, un programa para gestionar citas te ayudará a obtener más leads y convertirlos en clientes fieles.

📅 Mejor organización

El cuarto beneficio es obvio. Cuando optimizas tu sistema de gestión de citas, todo está mejor organizado.

Te sentirás menos estresado y podrás invertir recursos en tareas más importantes, como hacer campañas de email marketing o contenidos para atraer a nuevos usuarios.

Los 5 mejores herramientas para concertar citas online

Existen muchas herramientas que permiten gestionar citas online. En esta comparativa te queremos hablar de las cinco mejores.

Estas son:

• Google Calendar
• Calendly
• Tidycal
• Savvycal
• Simply book

Google Calendar

Para muchos, la suite de herramientas de Google es fundamental en su día a día por la diversidad de herramientas que ofrece.

Dentro de Google Calendar, encontrarás una función relativamente nueva que te ayuda a concertar citas con tus clientes.

Esta opción la encontrarás dentro de la herramienta de calendarios de Google. Concretamente se llama “Calendario de citas”.

Los pasos son muy sencillos:

• Tener una cuenta de Google
• Crear un horario en Google Calendar con las horas disponibles
• Determinar las horas máximas de reserva y el espacio entre reunión y reunión
• Compartir el enlace para realizar una reserva

Aquí tienes toda la información para que puedas configurarlo.

Esta opción puede ser muy interesante para negocios físicos que quieran dar este tipo de citas ya que se puede insertar de forma sencilla tanto en tu Perfil de Empresa (anteriormente Google My Business) como en tu web.

Calendly

Calendly es, sin duda, una de las herramientas más conocidas para programar y automatizar reuniones.

Se ha convertido en referente por la cantidad de integraciones que ofrece. Tanto con CRM como softwares de videollamadas como Google Meet, Zoom o Teams.

Por supuesto, también ofrece la posibilidad de integrarlo de forma sencilla en tu web y así tener una página exclusiva para gestionar las reservas.

Para equipos de marketing o ventas que suelan repartirse los leads y relaciones con clientes permite asignarlos a distintos miembros de la organización de forma repartida.

Precio de Calendly: gratis con función básica de reservar y a partir de 8 $ por usuario / mes para añadir distintos calendarios o enviar recordatorios.

Tidycal 

Tidycal es una gran alternativa a Calendly. Prácticamente podemos decir que es la copia que ha hecho AppSumo de dicha herramienta.

Entre las funcionalidades que ofrece, hay que destacar poder personalizar cada tipo de evento, no solo en características sino también en colores.

También permite integrar plataformas de pago como Stripe o PayPal. Esto es muy interesante para reservar citas o sesiones que sean de pago (por ejemplo consultorías o terapia)

Precio de Tidycal: gratis para reservar citas y pago único de 29 $ para añadir todas las funcionalidades extra que ofrece.

Savvycal

Si buscas una herramienta sencilla y fácil de usar tanto para ti como administrador como para tus clientes, sin duda debes conocer Savvycal.

De las cinco mencionadas, es la que mejor usabilidad ofrece. ¿Cómo lo consiguen?

En lugar de mostrar un lista con las horas disponible cada día y luego comprobar que esas horas las tienes disponibles, proponen algo más interesante. Permiten superponer tu calendario para que puedas encontrar exactamente los huecos que tienes libre para agendar directamente la cita.

Sin duda, un elemento diferenciador que puede ser muy útil para las personas que su calendario digital maneje su vida.

Precio de Saavycal: gratuito para gestionar reservas con el logo de Saavycal. Desde 20 $ por usuario / mes para poder integrar sistemas de pago y quitar el logo.

Simplybook.me

Por último, mencionar SimplyBook.me. Tal y como muestran en su web, esta herramienta está muy enfocada en negocios basados en servicios.

Hay que apuntar un par de características que destacan Simplybook.me frente al resto de las mencionadas. 

1. Ofrece aplicación móvil tanto para clientes como para administradores. Esto hace que sea más fácil poder gestionar las reservas desde una app, especialmente para servicios recurrentes.
2. Permite crear una página específica para la reserva. Desde la herramienta puedes crear una página web basada en plantillas predefinidas que puedes compartir en tu web o perfiles sociales para facilitar la gestión de citas con tus clientes.

Precio de Simplybook.me: gratis hasta 50 reservas al mes sin opción de acceder a la app. Planes superiores desde 8,25 € / mes

En resumen: apuesta por un sistema de citas y ahorra tiempo en tu gestión

Ya has comprobado que existen distintas herramientas para concertar citas y reuniones online. 

La gran mayoría ofrece integraciones y funcionalidades muy similares. No obstante, deberás conocer cuáles son tus prioridades y necesidades de negocio para apostar por una u otra.

Sin duda, te invito a probar estos sistemas si a día de hoy sigues planficando las citas manualmente y se te va mucho tiempo en ello.

Espero que te haya sido útil.