Cómo enviar un email formal en español si eres una empresa

El email es una de las piezas de comunicación más accesibles y de uso más extendido tanto entre particulares como en el ámbito de los negocios. Cuando una empresa redacta un email, se le presupone cierto dominio del lenguaje, aparte de una estructuración más o menos estandarizada. Por ello, vamos a ayudarte a aprender cómo redactar un email formal en español, y así dar la mejor imagen posible frente a tus clientes.

Claves para redactar un email formal en español para tus clientes

1. El asunto

El campo del asunto de un email es lo primero que captará la atención de tu interlocutor. Nuestra costumbre en marketing muchas veces nos induce a incorporar mensajes atractivos o impactantes, pero no es lo más conveniente en un email formal. El asunto debe ser directo, claro y conciso, sin rodeos ni preguntas retóricas.

2. El inicio/saludo

Si deseas que el tono de tu correo electrónico sea formal, no puedes empezar tu redacción sin una fórmula que anticipe dicha formalidad. Algunos ejemplos de saludos formales pueden ser:

• Estimado/a señor/a:
• Estimado cliente:
• Sr/a. Director/Directora/Gerente/Responsable de negocio:

Los saludos típicos de buenos días/buenas tardes o simplemente un hola no suelen tener cabida en un email formal. Al menos, no conviene utilizarlos entre personas que no se conozcan, o donde haya todavía ciertas barreras interpersonales o jerárquicas.

3. El tratamiento personal

Tampoco conviene tutear a un desconocido en el ámbito de los negocios, salvo que desees dar un tono más cercano a tu discurso (lo cual rebajaría el tono formal predominante). La fórmula empleada para la segunda persona ha de ser siempre de la forma usted/ustedes, y conservar la coherencia de los plurales o singulares durante todo el texto.

Consejo: si necesitas enviar el mismo email a varias personas utilizando distintos tratamientos personales, e incluso añadiendo el nombre del destinatario sin tener que ir duplicando el email, puedes hacerlo de una enviando un mail masivo utilizando etiquetas personalizadas del tipo *|TRATAMIENTO|* o *|NOMBRE|*.

Solo necesitas importar una hoja de cálculo de Excel con el tratamiento de cada persona en una columna, por ejemplo: María, Tratamiento: Doña; Juan, Tratamiento: Don e importarlo a una plataforma de mailing.

4. Las llamadas a la acción

A la hora de construir las preguntas que inviten a nuestro destinatario a ponerse en contacto con nosotros, también convendrá utilizar fórmulas estándar como:

• Quedo a la espera de sus noticias.
• A la espera de su confirmación,
• Quedo a su disposición para ampliar la información.
• Quedo a la espera de sus comentarios.

Asimismo, conviene expresar cierta gratitud con fórmulas como:

• Gracias de antemano.
• Le agradezco de antemano su atención.
• Muchas gracias por su atención.

5. El cierre/despedida

¿Cómo hay que terminar un email formal en español? Pues con fórmulas análogas a las descritas en el primer apartado, de modo que no se rompa el tono formal que ha impregnado todo el correo electrónico:

• Atentamente,
• Saludos cordiales,
• (Reciba) un cordial saludo,

Después de este cierre, simplemente se trataría de añadir nuestro nombre propio, cargo y forma de contacto, si es que deseamos dar esa posibilidad de personalización en el trato. Si no, bastaría con firmar el email como El equipo de [el nombre de tu empresa].

Redactar un email formal en español se sale un poco de los parámetros que se suelen utilizar para los mensajes entre compañeros de trabajo o entre socios de negocio que ya tienen algo de confianza. Si deseas elaborar una newsletter para dirigirte a un público con quien debas mantener ciertas distancias al principio, te recomendamos que te valgas de estas claves para que el tono formal impregne todo tu mensaje.