22 herramientas imprescindibles para profesionales freelancers

Apostar por ser freelance o montártelo por tu cuenta no es el camino más sencillo en el entorno profesional. Si bien no es fácil mentalmente, tampoco a la hora de gestionarse.

Imagínate navegando por el caótico mar de tareas, proyectos, plazos y comunicaciones con clientes sin un equipo que te acompañe.

Para hacer más sencilla esta aventura quiero compartirte algunas herramientas profesionales diseñadas para hacer tu vida de freelance más sencilla, tu trabajo más eficiente y hacer más felices a tus clientes. 

Desde la gestión de proyectos hasta la facturación, pasando por la comunicación y mucho más. He recopilado una lista imprescindible de software y aplicaciones que te harán más sencillo navegar en el mundo freelance.

Herramientas de gestión de proyectos y tareas

Trabajar de forma autónoma no significa afrontar el caos, todo lo contrario. 

Es muy necesario que lleves un control de los proyectos en los que estás colaborando y tener las tareas bien definidas por proyectos, prioridades y nivel de energía.

Vamos a ver algunas herramientas para freelancers que te ayudan a conseguirlo.

Trello

Trello es una plataforma de gestión de proyectos muy visual.

Como cualquier aplicación de gestión de proyectos y tareas permite crear tableros con tarjetas para tareas y proyectos, ofreciendo gran flexibilidad para uso personal o empresarial.

Entre las ventajas que tiene usar Trello son las distintas vistas que ofrece: 

• Tablero Kanban
• Cronograma
• Calendario
• Listados
• Tablas

Precio: gratuito con limitaciones. Planes de pago desde 5$ / mes

Notion

Notion es una aplicación todo en uno para la organización y gestión de proyectos que combina notas, tareas, bases de datos y wikis en un único lugar. 

Su flexibilidad permite a los profesionales freelance personalizar su entorno de trabajo para adaptarse a diversas necesidades, desde la gestión de tareas personales hasta la coordinación de proyectos complejos donde entran en juego otros colaboradores.

Algunos de los usos y funcionalidades de Notion son:

• Usar plantillas o construir desde cero. Notion ofrece plantillas para la gestión de proyectos y tareas que puedes personalizar. Si prefieres, puedes crear tus propias estructuras usando tablas, listas de tareas y calendarios.
• Organizar tareas en tablas o tableros. Puedes configurar tablas para diferentes proyectos, asignar tareas, establecer fechas de vencimiento y agregar estados (como por ejemplo “Por hacer”, “En progreso”, “Hecho”).
• Agregar detalles a las tareas. Cada tarea puede expandirse en su propia página desde donde puedes agregar notas, subtareas, enlaces, y documentos.
• Colaborar en equipo. Notion facilita la colaboración permitiendo compartir páginas o proyectos con otros usuarios, asignar tareas específicas a miembros del equipo y dejar comentarios.

Con estas funciones, Notion se convierte en un poderoso gestor para organizar tanto tus tareas personales como proyectos de equipo, manteniendo todo organizado y accesible en un solo lugar.

Precio: gratuito con bloques ilimitados. Desde 15€ / mes para equipos pequeños.

Todoist

Si buscas una herramienta más sencilla simplemente orientada a capturar y gestionar las tareas de tu día a día, Todoist te interesa.

El punto fuerte de Todoist es que ofrece una interfaz sencilla para:

• Crear listas de tareas y establecer prioridades
• Establecer fechas límite
• Organizar proyectos a través de prioridades y etiquetas

Para un profesional freelance, Todoist puede mejorar la organización de su trabajo, garantizar el seguimiento eficiente de las tareas pendientes y las entregas y aumentar su productividad general. Todo ello manteniendo un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal.

Precio: gratuito para 5 proyectos. A partir de 5€ / mes para acceder a funcionalidades básicas.

Herramientas de comunicación y reuniones

Aunque trabajes “en solitario”, sin un equipo, es fundamental mantenerse en constante comunicación con clientes, colaboradores y otros compañeros de profesión.

Por eso, en tu navaja suiza de herramientas freelance no deben faltar las que te permitan comunicarte y realizar reuniones online.

Google Workspace

Quizás la más usada sea la suite de Google. Concretamente Google Workspace y las herramientas destinadas a comunicación como son:

• Gmail
• Meet

Tiene algunas más que veremos más adelante. 

Configurar Gmail con tu correo corporativo te permitirá contar con un cliente de correo sólido, integrado con el ecosistema de Google y muy fácil de usar.

Además, Google Meet te permite realizar videollamadas con tus clientes o colaboradores de forma sencilla con un solo clic.

Precio: desde 5,75 € / mes.

Zoom 

Si prefieres optar por una herramienta externa para llevar a cabo tus reuniones de forma remota, Zoom es una buena opción.

Se hizo muy conocida a raíz del confinamiento y su uso está muy extendido tanto en el entorno empresarial como personal.

Zoom permite realizar llamadas con clientes o equipos de proyecto de cualquier parte del mundo

También facilita presentar trabajos o propuestas de manera interactiva o llevar a cabo sesiones de brainstorming y revisiones de proyectos sin necesidad de encuentros presenciales. 

Además, Zoom tiene la ventaja de contar con integraciones con otras herramientas de productividad y gestión de proyectos. De esta manera facilita la organización del trabajo y mejora la comunicación con clientes, colaboradores y proveedores.

Precio: gratuito con límite de 40 min. por reunión. Desde 15€ / mes sin limitaciones.

Herramientas de calendario y citas

Cuando eres freelance lo de que cada día es distinto al anterior se acentúa. Esto resulta perfecto para quienes odien la monotonía laboral pero a la vez es un desafío para aquellos que carecen de la disciplina o de un sistema eficaz para manejar plazos y compromisos.

Por ello, es esencial contar con un calendario y una herramienta de gestión de citas.

Estas herramientas son imprescindibles para organizar tu trabajo y asegurar el cumplimiento de tus responsabilidades.

Google Calendar

Google Calendar pertenece a la suite de Google por lo que se integra con otras aplicaciones de su ecosistema, permitiendo a los usuarios programar eventos, establecer recordatorios y compartir calendarios fácilmente. 

Puedes aprovecharlo para organizar citas con clientes y plazos de entrega en un único lugar. La capacidad de configurar alertas minimiza el riesgo de olvidar compromisos importantes, mientras que la opción de compartir calendarios mejora la coordinación y comunicación con clientes y colaboradores. 

Google Calendar se convierte así en una herramienta esencial para freelancers, ayudándoles a mejorar su productividad, gestionar eficientemente su tiempo y mantener una relación profesional con sus clientes mediante una mejor organización y cumplimiento de tareas.

Precio: gratuito

Calendly

Calendly es una herramienta de citas que simplifica el proceso de agendar reuniones sin la necesidad de intercambiar múltiples correos electrónicos. 

Permite a los usuarios configurar su disponibilidad, personalizar tipos de eventos y compartir un enlace único con clientes o colaboradores para que estos elijan el mejor momento para una reunión dentro de los horarios disponibles. Este sistema simplifica mucho las cosas.

Otra ventaja es que Calendly se integra con calendarios populares (como Google Calendar) y herramientas de videoconferencia (como Zoom o Google Meet), asegurando que todas las citas estén sincronizadas y se manejen profesionalmente, lo cual refuerza una imagen de eficiencia y organización frente a los clientes.

Precio: gratuito con limitaciones 

Echa un vistazo a más opciones de herramientas para concertar reuniones online.

Herramientas de facturación y finanzas

Tan importante es conseguir clientes como cobrar las facturas y llevar una buena contabilidad.

Hay gente que opta por enviar a final del trimestre todas las facturas a su gestor. Otros que optan por softwares que simplifican esta gestión. 

Veamos un par.

Factura directa

Factura directa facilita la facturación y la gestión financiera para autónomos y pequeñas empresas. 

Permite crear y enviar facturas de forma profesional, gestionar tanto clientes como proveedores y llevar un seguimiento de los ingresos y gastos.

Desde esta herramienta puedes controlar los pagos pendientes y acceder a informes financieros detallados para una mejor toma de decisiones e incluso automatizar la generación de los modelos de impuestos trimestrales.

En resumen, Factura Directa simplifica tu administración empresarial y te permite tener tu finanzas organizadas y al día con mínima complicación.

Precio: gratuito hasta 10 clientes. Desde 12€ / mes para ampliar funcionalidades.

Quipu

Quipu es otra plataforma de gestión financiera y facturación diseñada especialmente para freelancers, autónomos y pequeñas empresas.

Muy similar a Factura Directa, ofrece herramientas para simplificar la creación y gestión de facturas, seguimiento de gastos y la administración de cuentas por cobrar y pagar. Todo desde una interfaz sencilla y amigable.

Con Quipu, puedes automatizar procesos contables, generar informes financieros detallados y mantener un control eficiente sobre tu flujo de caja. 

Precio: desde 16€ / mes

Herramientas de almacenamiento en la nube y gestión de archivos

Hoy en día contar con almacenamiento en la nube te simplifica mucho el proceso de guardar, acceder, compartir y colaborar en archivos en tiempo real, desde cualquier lugar del mundo con acceso a internet. 

Esta funcionalidad resulta indispensable para freelancers que trabajan a distancia con clientes y colaboradores en varios países.

El almacenamiento en la nube actúa como una solución de respaldo confiable, una ventaja clave frente a los riesgos de virus y fallos físicos que enfrentan los discos duros tradicionales. Trabajar en la nube elimina la preocupación de perder trabajo por apagones inesperados ya que los archivos se guardan automáticamente a medida que se editan.

Aquí te menciono tres soluciones:

Google Drive

Una vez más, una solución de la suite de Google que tiene integración con el resto de programas como Google Docs, Sheets, y Slides.

Dropbox

Si no te convence el uso de Google también está Dropbox con buenísimas funciones avanzadas para compartir archivos y colaborar con otros desde cualquier dispositivo.

Precio: desde 9,99€ / mes hasta 2 TB

OneDrive

Si prefieres usar las herramientas de Microsoft, entonces OneDrive será la mejor solución para tener todo integrado con Microsoft Office.

Precio: desde 4,70€ / mes hasta 1TB

Herramientas de Marketing 

Entramos en la categoría de marketing. Aquí te mostraré un par de herramientas con las que todo profesional debería contar si quiere aumentar su visibilidad online y sus ventas.

Acumbamail

Acumbamail es una plataforma de email marketing para crear, enviar y analizar campañas de correo electrónico.

Las campañas por correo electrónico son las que mayor rentabilidad ofrecen de todos los canales de marketing que existen.

Además, mantener una newsletter dentro de tu nicho te servirá para atraer clientes y fidelizar a los que ya tienes.

Así es que, si todavía no te has planteado empezar tu estrategia de email marketing, ¡ponte ahora!

En Acumbamail es gratis registrarse. 

Metricool

Por otra parte, para obtener visibilidad en internet se requiere de dedicación y presencia en redes sociales.

Pero cuidado, no es necesario (ni recomendable) estar en todas.

Aquí te dejo algunos consejos para gestionar correctamente las redes sociales de tu negocio.

Metricool es una gran aliada para gestionar y programar publicaciones en múltiples plataformas de redes sociales. Te aseguro que te ayudará a ahorrar tiempo y centralizar todo este trabajo bajo una misma herramienta.

Precio: desde 0€ sin incluir LinkedIn. Desde 14€/ mes planificando hasta 2.000 publicaciones al mes.

Herramientas para ser más productivo

Ser freelance ofrece la gran ventaja de gestionar libremente tu propio horario y seleccionar los proyectos con los que trabajas. 

Sin embargo, esta libertad puede incrementar la tendencia a procrastinar o distraerse fácilmente con tareas que no tocan. 

Para combatir estos puntos vagos es esencial contar con herramientas de productividad para conservar tu concentración.

Stayfocusd

Esta extensión para Chrome te permite plantarle cara a la procrastinación. Es ideal para bloquear webs tentativas que sueles visitar para “matar el tiempo”.

Lo más interesante es que puedes asignar un tiempo determinado a cada web y cuando se gasta ya no la puede visitar hasta que se desbloquee.

Ideal para redes sociales y YouTube.

Precio: gratuita

TextExpander

Si no conoces TextExpander es muy posible que te cambie hoy mismo la forma de escribir más rápido.

Esta herramienta te permite crear fragmentos de texto predefinidos para sustituirlos automáticamente por cadenas de texto más largas o complejas mediante la introducción de breves abreviaturas. 

Esto te ayuda a ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia al escribir, ya que elimina la necesidad de teclear textos repetitivos o complejos manualmente. 

Lo puedes utilizar en una variedad de contextos, desde la redacción de correos electrónicos hasta la programación o la creación de contenido. 

TextExpander es altamente personalizable, lo que te permite adaptar tus abreviaturas a tus necesidades específicas y mejorar tu flujo de trabajo.

Precio: desde 4 $ / mes

1Password

La seguridad es clave en Internet. No solo cuando tus ingresos dependen de ello, también como usuario final.

Por eso, usar un gestor de contraseñas es una práctica recomendadísima. 

Existen varios, pero 1Password es uno de los más reconocidos y más fiables que existen.

Olvídate de recordar todas tus contraseñas o, lo que es peor, usar la misma para varios accesos.

Un gestor de contraseñas como 1Password te permite generarlas y crearlas de forma automática y totalmente segura. 

Lo único que necesitas es tener una contraseña maestra que nunca se te olvide y el resto de accesos los guardarás en dicha aplicación.

Precio: desde 3 $ / mes

Herramientas de diseño y creatividad

Ya no necesitas programas supercomplejos para crear imágenes, vídeos y capturas con cierto gusto estético.

En este apartado me quiero detener en algunas herramientas que, sin necesidad de tener conocimientos de diseño, te harán destacar en Internet.

Canva

Canva es una herramienta de diseño gráfico simplificado, ideal para crear contenido visual rápido.

Ofrece una amplia gama de plantillas y elementos de diseño como imágenes, iconos, fuentes y layouts para diversos usos: presentaciones, redes sociales, documentos, ebooks …

Para un freelance, Canva es esencial por su facilidad de uso y rapidez, permitiendo crear material de alta calidad sin necesidad de conocimientos avanzados en diseño gráfico. 

Facilita la entrega de proyectos visualmente atractivos, mejorando la presentación de servicios y la comunicación con clientes, lo que puede contribuir a aumentar la captación y satisfacción del cliente.

Precio: gratuito con limitaciones. Canva Pro 109 € / año

Por cierto, en el plan PRO también puedes crear todo tipo de imágenes con Inteligencia Artificial.

Loom

Loom es una herramienta de grabación de video que te permite capturar pantalla, video y audio simultáneamente.

Para un freelance está genial su uso porque es muy práctica para compartir mensajes rápidos con clientes, resolver dudas o incluso grabar algún tutorial específico.

La mayor ventaja de hacerlo mediante vídeo es transmitir ideas complejas de manera clara y eficiente, sin malentendidos. Reduce la necesidad de reuniones presenciales o llamadas prolongadas, optimizando el tiempo y mejorando la gestión de proyectos a distancia.

Y lo mejor, se puede compartir dicho vídeo con un enlace sin necesidad de alojarlo en ninguna web.

Precio: gratuito hasta vídeos de 5 minutos. Desde 15$ sin limitación.

Awesome Screenshot

Seguro que alguna vez, si no cada día, has necesitado compartir alguna captura de pantalla.

Pues bien, Awesome Screenshot es una extensión de Chrome gratuita que te pone muy fácil hacer esto.

No solo permite hacer la captura, también editarla, recortarla e incluso hacer anotaciones sobre ella. Lo cual está genial para indicar alguna modificación o feedback para un colaborador o cliente.

También tiene la opción de poder grabar la pantalla como hace Loom.

Precio: gratuita hasta 100 capturas. Desde 8$ / mes sin límite.

Herramientas para acuerdos legales y contratos

No puedo terminar este artículo sin mencionar un par de herramientas que todo freelance debe tener en los favoritos de su navegador.

Se trata de herramientas que te permiten firmar un documento de forma remota. Ideal para acuerdos legales y contratos con clientes y proveedores.

Signeasy

Signeasy es una aplicación de firma electrónica que permite a usuarios firmar, enviar y gestionar documentos de manera digital desde cualquier dispositivo. 

Simplifica la autorización de documentos sin papel, agilizando procesos y mejorando la eficiencia en la gestión de contratos, acuerdos y otros documentos que requieren validación legal.

Precio: desde 10$ / mes

I love pdf Signature

I love pdf tiene una herramienta dentro de su conglomerado de opciones para editar PDFs que está destinada a firma electrónica. Se llama Signature.

Como ves en la captura es muy sencillo su uso. Tan solo tienes que subir el PDF, marcar el espacio donde quieres que se añada la firma y enviárselo por email a la otra persona.

Precio: gratuito

Te animo a explorar el resto de herramientas que ofrece para unir PDF, separar PDF, comprimir PDF y convertir documentos a distintos formatos.

Para terminar

Hasta aquí este repaso a las herramientas esenciales que todo freelance debe conocer.

No tienes que usar todas, pero sí te invito a experimentar con aquellas que te parezcan más interesantes para las necesidades de tu negocio. Con que solo descubras una que te ayude en tu proyecto, este artículo de herramientas para freelancers habrá merecido la pena.