Cómo crear y aprovechar las comunidades en WhatsApp: guía completa
Alicia Zunzunegui · 23 Sep, 2024 · Marketing Online · 7 min
WhatsApp ha dejado de ser solo una aplicación de mensajería personal y ha evolucionado hacia una completa herramienta para gestionar comunidades y grupos.
Esto es especialmente relevante para empresas y negocios digitales que buscan formas eficientes de mantener la comunicación fluida y organizada entre empleados, clientes y colaboradores.
En este escenario, las comunidades de WhatsApp han surgido como una funcionalidad clave para organizar y gestionar diferentes grupos bajo un solo paraguas, permitiendo a los administradores centralizar el control y la información de forma efectiva.
En esta guía aprenderás cómo funcionan las comunidades en WhatsApp, cómo se diferencian de las listas de difusión y cómo puedes crear y gestionar tu propia comunidad.
El objetivo es que aprendas a utilizar esta herramienta para optimizar la comunicación de tu empresa o negocio digital, mejorando la eficiencia y la interacción.
¿Qué es una comunidad de WhatsApp?
Las comunidades de WhatsApp son espacios que agrupan varios grupos relacionados bajo una única administración.
Este tipo de estructura es ideal para empresas o proyectos con múltiples equipos, departamentos o grupos de interés que necesitan mantenerse conectados bajo un mismo paraguas.
Las comunidades funcionan como un hub donde el administrador puede compartir información con todos los grupos conectados a la vez, evitando la repetición de mensajes.
Cada comunidad puede incluir varios grupos independientes entre sí, lo que permite que la información se segmente de acuerdo a las necesidades de cada grupo. Sin embargo, la ventaja es que, en caso de ser necesario, el administrador puede enviar mensajes a todos los grupos simultáneamente, asegurándose de que todos los miembros reciban las actualizaciones importantes de manera eficiente.
Antes de la llegada de las comunidades, las empresas que usaban WhatsApp para su comunicación interna o con clientes se limitaban a la creación de grupos aislados o el uso de listas de difusión. Esto generaba problemas como la falta de cohesión entre los diferentes grupos y la necesidad de enviar mensajes repetidos a múltiples conversaciones.
Las comunidades solucionan estos problemas porque integran y centralizan la gestión de varios grupos relacionados, permitiendo a las empresas y negocios digitales mejorar la comunicación interna y externa.
¿Cómo funcionan las comunidades en WhatsApp y cómo puedes aprovecharlas?
Una vez creada una comunidad (veremos cómo hacerlo más abajo), puedes añadir múltiples grupos que ya existan o crear nuevos según las necesidades de tu empresa.
Para las empresas, esta funcionalidad ofrece una flexibilidad enorme. Puedes tener grupos separados para diferentes equipos de trabajo, proyectos o incluso para áreas como atención al cliente, ventas, marketing o soporte técnico.
Dentro de la comunidad, cada uno de estos grupos puede operar de manera independiente, pero estar conectado bajo un solo administrador que puede enviar mensajes o anuncios a todos simultáneamente.
Limitaciones de las comunidades
Los administradores de una comunidad tienen la capacidad de compartir y enviar mensajes a todos los integrantes.
A pesar de que las Comunidades de WhatsApp pueden alojar hasta 50 grupos y un máximo de 5.000 personas, conservan la seguridad y la experiencia familiar de los chats habituales de WhatsApp, incluyendo la protección mediante cifrado de extremo a extremo.
Ejemplos prácticos de uso
A continuación te dejo algunos casos de uso para que te dé ideas de cómo puedes usar las comunidades en tu negocio.
Empresas de marketing digital
Una agencia de marketing puede usar una comunidad de WhatsApp para gestionar distintos grupos relacionados con clientes, equipo de creativos, equipo de ventas, y consultores externos. Dentro de la comunidad, cada equipo tiene su propio grupo, pero el administrador puede enviar mensajes generales sobre actualizaciones importantes a todos los miembros, como cambios en las políticas o lanzamientos de nuevos productos.
De esta forma, todos los grupos permanecen alineados sin necesidad de repetir información.
Startups ó SaaS (Software as a Service)
Este tipo de negocios pueden crear comunidades para conectar a los equipos de desarrollo, marketing y soporte técnico. Cada uno de estos departamentos puede operar de manera autónoma en su grupo, pero cuando hay un anuncio importante, como una actualización de software o un lanzamiento, el administrador puede compartir esa información con todos los grupos dentro de la comunidad.
Esto asegura que todos los miembros de la empresa, independientemente de su departamento, estén al tanto de las novedades clave.
Ecommerce
Una tienda online también puede usar comunidades para gestionar a su equipo de ventas, atención al cliente y logística. Los grupos individuales pueden dedicarse a temas específicos como seguimiento de pedidos, asistencia técnica o promociones de productos.
En este contexto, las comunidades permiten que el dueño de la tienda envíe mensajes promocionales o actualizaciones importantes a todos los empleados, asegurando que todos estén alineados con las estrategias comerciales.
Consultorías y freelancers
Para este tipo de profesionales, las comunidades son una excelente forma de conectar diferentes clientes o proyectos.
Por ejemplo, un consultor de marketing puede tener un grupo dedicado a cada cliente dentro de una comunidad más grande. Esto permite que la gestión de los clientes se haga de manera eficiente, mientras el profesional puede enviar información relevante o actualizaciones a todos sus clientes simultáneamente, cuando sea necesario.
Comunidades vs. listas de difusión: ¿Cuál es mejor para tu propósito?
Las listas de difusión han sido una herramienta útil para enviar mensajes a múltiples contactos a la vez, pero tienen limitaciones importantes en comparación con las comunidades.
Mientras que una lista de difusión es unidireccional (es decir, solo el administrador envía mensajes), las comunidades permiten la interacción entre los miembros de los diferentes grupos. Esto es especialmente interesante en un entorno empresarial, donde fomentar la participación y conversar con otros.
Además, con las listas de difusión, los destinatarios no ven las respuestas de los demás, lo que puede generar una sensación de aislamiento y limitar el potencial de intercambio de ideas. Por el contrario, en las comunidades, los miembros de los grupos pueden interactuar y compartir sus opiniones, creando un entorno más dinámico y participativo.
Aquí te dejo una tabla resumen:
| Características | Listas de difusión | Comunidades |
| Direccionalidad | Unidireccional. Solo el administrador envía mensajes | Bidireccional. Los miembros pueden interactuar entre sí |
| Interacción | No hay interacción entre los destinatarios | Los miembros de los grupos pueden interactuar y conversar |
| Límites | Mensajes masivos a 256 destinatarios | Mensajes masivos a 5000 miembros y 50 grupos |
| Visibilidad de respuestas | Los destinatarios no pueden ver las respuestas de otros | Los miembros ven y responden a las opiniones de otros miembros |
| Participación | Limitada. Los mensajes son informativos y unidireccionales | Alta. Favorece la discusión y el intercambio de ideas |
| Ideal para | Notificaciones o mensajes unidireccionales a muchos contactos | Fomentar la participación y colaboración en grupos diversos |
Ahora que ya hemos visto las particularidades que tienen las comunidades de WhatsApp, vamos a la parte práctica para crear una.
Cómo crear una comunidad en WhatsApp paso a paso
Para crear una comunidad de WhatsApp, sigue estos pasos:
- Abre WhatsApp y encuentra la pestaña “Comunidades”
⚠️ Ten en cuenta que en Android podría cambiar la ubicación de los menús
- Haz clic en “Nueva comunidad” y elige una foto, nombre y una descripción
- Añade grupos existentes o crea nuevos grupos dentro de la comunidad
Una vez creada la comunidad verás la pantalla de resumen y la opción de añadir grupos a la misma.
- Configura las opciones de administración y privacidad según tus necesidades
El último paso es configurar la privacidad para permitir añadir nuevos miembros o grupos a otros miembros o solo administradores.
Con estos simples pasos, estarás listo para crear tu primera comunidad en cuestión de minutos. Una vez creada, puedes invitar a los miembros que formen parte de tus grupos y empezar a gestionar la comunicación de manera más organizada y eficiente.
¿Se necesita WhatsApp Business para crear comunidades en WhatsApp?
Una de las preguntas más frecuentes entre empresas y negocios digitales es si es necesario contar con una cuenta de WhatsApp Business para poder crear y gestionar comunidades.
La respuesta corta es: no, no es necesario tener WhatsApp Business. Las comunidades SOLO están disponibles en cuentas personales.
Sin embargo, WhatsApp Business ofrece algunas ventajas adicionales para empresas que buscan una mayor profesionalización de sus interacciones.
Por ejemplo, permite automatizar mensajes, establecer horarios de atención y acceder a estadísticas básicas, lo que puede complementar muy bien la gestión de comunidades si se busca mejorar la comunicación con clientes o empleados.
Ya te hablamos aquí de cómo puedes usar WhatsApp Business para vender más.
Campañas de WhatsApp marketing
Para negocios pequeños y medianos, utilizar WhatsApp Business puede ser una excelente opción cuando necesitas enviar mensajes masivos a tus contactos.
En ese caso te recomiendo echarle un vistazo a la funcionalidad que tenemos en Acumbamail.
Conecta tu cuenta de WhatsApp vía API y podrás enviar campañas de WhatsApp además de campañas de email desde una misma herramienta para tener centralizadas tus comunicaciones.
Consejos prácticos para gestionar comunidades de WhatsApp de manera efectiva
Para sacar el máximo provecho de tu comunidad, es importante seguir algunas prácticas clave de gestión.
- Asigna roles claros dentro de los grupos, como moderadores o administradores adicionales, para asegurarte de que las conversaciones se mantengan organizadas y productivas.
- Fomenta la participación activa de los miembros, asegurándote que todos se sientan incluidos y motivados a participar.
- Establece reglas claras para las interacciones dentro de la comunidad. Es fundamental para garantizar un ambiente positivo.
- Utiliza herramientas como encuestas para involucrar a los miembros y promover un mayor nivel de interacción.
En resumen
Las comunidades de WhatsApp son una herramienta muy potente para las empresas y los negocios digitales que buscan organizar múltiples grupos de manera eficiente.
Son muy prácticas para facilitar la comunicación y mejorar la cohesión y privacidad así como fomentar la interacción entre equipos, clientes y colaboradores.
Después de leer esta guía ya es el momento de crear tu comunidad y aprovechar al máximo esta funcionalidad.
