¿Cómo liberar espacio en Gmail y Outlook?

¿Alguna vez te ha pasado que estás esperando un correo importante y de repente te aparece el mensaje de “bandeja llena”? Este problema de cómo liberar espacio es muy común en servicios gratuitos como Gmail y Outlook y puede afectar tu productividad y dificultar la gestión de tus correos más importantes.

Pero no te preocupes, porque en esta guía práctica te voy a mostrar cómo liberar espacio en tu bandeja de entrada de manera sencilla y efectiva. Además, te compartiré una forma de evitar que este inconveniente vuelva a suceder.

¡Comencemos!

El problema de la saturación en Gmail y Outlook

Cuando tu bandeja de entrada está llena, no solo dejas de recibir nuevos mensajes, sino que también puedes perder el control sobre tus comunicaciones y gestión de tareas.

Esto es aún más crítico si usas el correo como herramienta principal de trabajo como hace la gran mayoría de profesionales.

Además, esta situación no solo afecta a los usuarios individuales, sino también a las empresas que envían campañas de correos electrónicos.

Los correos que no llegan a sus destinatarios pueden traducirse en bajas tasas de apertura y, en consecuencia, en oportunidades comerciales desperdiciadas. Por eso, es importante que mantengas tu inbox organizado y con espacio.

¿Cómo liberar espacio en Gmail de manera eficiente?

Gmail cuenta con herramientas muy útiles que te pueden ayudar a optimizar el uso de tu espacio. 

Voy a darte algunos pasos prácticos para empezar:

1. Encuentra y elimina correos pesados

En la barra de búsqueda superior escribe: “larger:10M” para localizar correos con archivos adjuntos grandes. 

También puedes hacerlo desde el siguiente enlace: 

https://mail.google.com/mail/u/#search/size:10M

Puedes cambiar ese 10M final por el tamaño exacto a partir del que quieras que te muestre correos.

Revisa los resultados y elimina los que ya no necesitas para liberar espacio.

Si esos adjuntos son importantes, te recomiendo que lo guardes en alguna carpeta externa a tu correo.

2. Vacía las carpetas de spam y papelera

Accede a las carpetas de “Spam” y “Papelera”, selecciona todos los correos y haz clic en “Eliminar”. 

Es un paso sencillo pero muy efectivo.

También puedes acceder a la carpeta de “Papelera” desde este enlace: https://mail.google.com/mail/u/2/#trash y a la de “Spam” desde este enlace: https://mail.google.com/mail/u/2/#spam

3. Cancela suscripciones no deseadas

Si recibes newsletters que ya no te interesan, te recomiendo que te des de baja. 

Con estos consigues dos cosas:

1. Reducir los correos innecesarios que saturan tu bandeja
2. Que esos remitentes envíen a personas realmente interesadas

4. Elimina correos antiguos o duplicados

Usa filtros como “older_than:1y” para encontrar correos con una antigüedad más de un año. 

Selecciona y borra aquellos que ya no sean relevantes.

También puedes elegir un rango de fechas determinado desde el buscador superior. Te muestro en la imagen cómo hacerlo:

5. Revisa y organiza manualmente

Dedica unos minutos a clasificar tus correos en carpetas o categorías para mantener un sistema organizado que te facilite encontrar lo que necesitas.

¿Cómo liberar espacio en Outlook?

En Outlook también hay opciones muy efectivas para liberar espacio. 

Te voy a contar algunas cosas que puedes / debes hacer.

1. Archiva correos antiguos

Selecciona los mensajes que ya no consultas con frecuencia y muévelos a una carpeta de archivo o crear carpetas específicas para cada proyecto.

Esto los conservará sin ocupar espacio en la bandeja principal.

2. Elimina correos no deseados

Revisa las carpetas de “Correo no deseado” y “Elementos eliminados” y vacíalas de manera periódica para liberar espacio.

3. Gestiona archivos adjuntos

Descarga los archivos adjuntos importantes y elimínalos del correo. Esto puede suponer una gran diferencia en el almacenamiento disponible.

Puedes buscar los correos con archivos adjuntos desde el buscador. Te muestro cómo localizarlos:

Una vez que los tengas le das a “buscar” y eliminar de forma masiva todos los que consideres.

4. Crea reglas automáticas

En “Configuración > Correo > Reglas”, establece reglas para organizar automáticamente los correos en carpetas específicas según remitente o palabras clave.

5. Limpia carpetas innecesarias

Revisa carpetas que no uses con frecuencia, como “Borradores” o “Correos enviados”, y elimina lo que no sea imprescindible.

Ahora que sabes cómo puedes ganar espacio en tu correo de Google o de Microsoft, no me gustaría terminar sin hablarte de una herramienta que te ahorrará problemas de espacio en la gestión de tu correo.

¿Cómo evitar la saturación con herramientas como Acumbamail?

Además de gestionar tu bandeja, una herramienta como Acumbamail puede ayudarte a evitar problemas de saturación, especialmente si realizas campañas de email marketing. 

Aquí te dejo algunas de las funcionalidades clave que puedes tener al usar un ESP o herramienta de email marketing:

Segmentación de audiencias

Divide a tus contactos en grupos según sus intereses o comportamientos. Así, solo reciben mensajes relevantes, evitando saturar sus bandejas.

Automatización de campañas

Configura envíos automáticos basados en las acciones de los usuarios, para mantener la comunicación sin generar un exceso de correos.

Gestión eficiente de suscriptores

Elimina duplicados, depura contactos inactivos y asegura que tu lista sea eficiente y esté bien organizada.

Implementar estas prácticas no solo mejora la experiencia de tus suscriptores, sino que también optimiza las tasas de apertura y conversión de tus campañas.

Recomendaciones finales sobre cómo liberar espacio en tu email

Liberar espacio en Gmail y Outlook es más fácil de lo que parece y trae grandes beneficios. 

Recapitulando:

• Usa operadores de búsqueda avanzados y vacía carpetas en Gmail
• Archiva correos antiguos y automatiza procesos en Outlook
• Evita problemas futuros con herramientas como Acumbamail especialmente para uso del correo profesional

Mantener tu bandeja ordenada no solo mejora tu productividad, sino que también asegura que no te pierdas correos importantes. 

Así es que, ¿a qué esperas para aplicar estos consejos y decirle adiós al caos en tu bandeja de entrada?