Todo lo que necesitas saber para preparar tu empresa para la Factura Electrónica 

Hoy en día adaptarse a los procesos digitales no es opcional, es crucial. Uno de estos procesos que más dolores de cabeza crea a muchos empresarios y profesionales es qué implica exactamente la factura electrónica obligatoria y quiénes están obligados a adoptarla. 

Esta nueva manera de crear facturas marca un cambio importante en cómo las empresas y profesionales manejan sus transacciones financieras, ofreciendo más eficiencia y cumplimiento normativo.

En esta guía explicaré cómo se crea y se firma una factura electrónica además de explorar las posibles sanciones para las empresas que no cumplan con la normativa vigente sobre este nuevo tipo de facturación.

¿Qué es la factura electrónica?

La factura electrónica es bastante similar a las tradicionales facturas impresas. La principal distinción es el método de emisión. 

Las facturas electrónicas se generan y distribuyen mediante un sistema informático que asegura varios aspectos críticos, como la integridad, autenticidad y legibilidad de la información contenida.

Vamos a ver qué implicaciones tienen estos tres aspectos:

• Integridad. El documento no debe ser susceptible a modificaciones o manipulaciones.
• Autenticidad. Es esencial verificar tanto los datos de la factura como la identidad de quien la emite.
• Legibilidad. La factura debe ser accesible y comprensible en todo momento, tanto por sistemas informáticos como por personas.

A diferencia de una factura tradicional impresa o un simple documento PDF, una factura electrónica es un documento estructurado en un formato específico que se emite y recibe en formato electrónico. 

Estos documentos están diseñados para ser procesados automáticamente por sistemas informáticos, facilitando así la gestión y el archivo.

Diferencias entre la factura digital y la factura electrónica

Podemos decir que una factura digital se refiere a lo que se conoce como facturas en formato no estructurado, según lo define la Administración. Esto incluye facturas en formato PDF o aquellas que han sido escaneadas y convertidas en imagen. 

Es decir, la factura digital originalmente se produce en papel y luego se digitaliza utilizando diversos métodos.

Por otro lado, una factura electrónica se relaciona con lo que se denomina facturas de formato estructurado. Estas facturas se generan y emiten exclusivamente a través de medios informáticos, utilizando formatos específicos (más adelante los veremos).

La principal diferencia entre ambas radica en que las facturas electrónicas están diseñadas para ser comprendidas y procesadas por programas específicos, facilitando su integración en sistemas automáticos de gestión. Sin embargo, las facturas digitales no se estructuran de esta manera y generalmente no pueden ser procesadas automáticamente por ningún software. 

¿Para qué sirven las facturas electrónicas?

Las facturas electrónicas no solo sirven para documentar transacciones y ventas como cualquier factura tradicional, sino que también aseguran la integridad de la información, reducen la posibilidad de errores humanos y mejoran la trazabilidad de las operaciones comerciales. 

Son esenciales para modernizar y automatizar los procesos contables y administrativos en una empresa.

Vamos a ver algunos beneficios específicos para el ecosistema empresarial.

• Reducción de costes: ahorro significativo en papel, impresión y almacenamiento
• Eficiencia en operaciones: procesamiento y pago más rápidos de facturas
• Mayor seguridad: menor riesgo de pérdida o robo de facturas
• Cumplimiento legal: facilita el cumplimiento de las regulaciones fiscales y reduce el riesgo de fraudes
• Sostenibilidad ambiental: menor uso de recursos naturales

No son pocas las razones para empezar a usarla. Sin embargo, es la regulación legal la que implica un cambio brusco en la adopción de la factura digital.

¿Por qué va a ser un requisito obligatorio para las empresas?

Hay que mencionar que desde el 2015 este tipo de facturación es obligatoria para empresas que tienen actividades profesionales con administraciones públicas.

Sin embargo, con la implementación de nuevas leyes como la ley CREA y CRECE (Ley 18/2022, de 28 de septiembre) en España, la facturación electrónica se convertirá en un requisito obligatorio para todas las transacciones entre empresas y profesionales. 

Esto es parte de un esfuerzo mayor para aumentar la transparencia fiscal y mejorar la eficiencia administrativa en el marco de la digitalización global.

¿Hay una fecha establecida para la obligatoriedad?

Dicha ley fija un plazo de un año a partir de la aprobación del reglamento para que las empresas que facturen más de 8 millones de euros empiecen a implementar la facturación electrónica. 

No obstante, ha habido un retraso que permitirá a estos negocios continuar con sus métodos de facturación actuales hasta probablemente principios de 2025. 

Las demás empresas tendrán un año adicional para aprender cómo emitir una factura electrónica.

⚠️ Importante: los negocios de venta a consumidor final o que realicen servicios para particulares podrán seguir emitiendo sus facturas como hasta ahora. Para este tipo de negocio no aplica la factura electrónica.

¿Cómo debe ser una factura electrónica?

Como hemos comentado, una factura electrónica debe ser un documento estructurado que cumpla con especificaciones técnicas detalladas, asegurando la autenticidad y la integridad de su contenido. 

Estas incluyen información y pueden ser creadas automáticamente por los sistemas de facturación del emisor. Igualmente, pueden ser procesadas de forma automatizada por los sistemas de pago y contabilidad del receptor. De ahí la universalidad de esta propuesta.

Algunos de los formatos estructurados comunes que utilizan XML son UBL, Facturae o EDIFACT. 

Además, deben incluir un código único de verificación, como un código QR, que valide su autenticidad.

Elementos que debe contener

Cada factura electrónica debe incluir:

• Número de factura 
• Datos del emisor y del receptor incluyendo los NIF
• Descripción detallada de los productos o servicios proporcionados
• Fechas de emisión y de prestación del servicio
• Base imponible, tasa de impuesto aplicada y total a pagar
• Código de verificación digital

¿Cómo hacer una factura electrónica?

Para generar una factura electrónica, las empresas deben utilizar un software especializado que cumpla con los requisitos legales y técnicos establecidos por la Agencia Tributaria. 

Otro punto importante a considerar para la elección del software de facturación son la seguridad y la accesibilidad. 

Los programas basados en la nube, que no requieren instalación en dispositivos locales y permiten el acceso remoto, son especialmente útiles. Esto facilita la facturación desde cualquier lugar y ofrece mayor seguridad en el almacenamiento de datos, protegiéndolos contra fallos físicos y ciberataques.

Programas compatibles con la facturación electrónica

Algunos de los programas más populares para la creación de facturas electrónicas incluyen:

• Billin
• FacturaDirecta
• Holded

Aunque existen muchísmos en el mercado.

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Sanciones para una empresa por no cumplir con la facturación electrónica

No me gustaría terminar esta guía sin mencionar la cara menos amable de este tema.

La nueva ley de factura electrónica establece sanciones específicas para las empresas que no cumplan con la obligación de emitir facturas digitales. 

Aquí te resumo algunos de los puntos principales puntos de penalización según la Ley Crea y Crece:

Falta de emisión de factura electrónica obligatoria

Se impone una multa de hasta 3.000 euros por cada factura que no cumpla con el formato digital requerido. Esta cantidad puede incrementarse significativamente si el número de facturas afectadas es grande.

Incumplimiento del periodo mínimo de almacenamiento

Las facturas deben conservarse al menos durante cuatro años, incluso en formato digital. La falta de disponibilidad de estas facturas para inspecciones tributarias puede resultar en multas de hasta 6.000 euros. 

Sin embargo, contar con un proveedor de software de confianza puede asegurar el almacenamiento adecuado de estos documentos sin necesidad de gestiones adicionales.

Fallos en la privacidad y seguridad de la información

Dado que las facturas contienen datos sensibles tanto del emisor como del cliente, es crucial asegurar su protección adecuada. Las violaciones de privacidad pueden acarrear multas de hasta 60.000 euros, dependiendo de la gravedad del caso.

Como ves, estas sanciones dejan claro la importancia de adherirse a la normativa vigente para evitar multas potencialmente severas y garantizar la seguridad y correcta gestión de tus facturas electrónicas.

Conclusión

La transición hacia la facturación electrónica es inevitable y representa una oportunidad estratégica para las empresas de adaptarse a la economía digital. Prepárate no solo por el cumplimiento legal, también por las ventajas competitivas que significa.