Crear y configurar una lista de suscriptores

En Acumbamail puedes crear y configurar listas de suscriptores que reciban tus campañas de email. En este artículo te explicamos cómo crear una lista de suscriptores, cómo importar y exportar direcciones de email y las diferentes posibilidades de configuración y personalización a tu disposición.

Crear una lista de suscriptores

Desde la página principal de Boletines haz clic en el botón Listas, desde ahí podrás crear y gestionar tus listas de suscriptores.

Una vez dentro, haz clic en  Crear lista y rellena los datos que el formulario solicita.

• Deberás ponerle un nombre a la lista, este nombre será público para tus suscriptores si deciden en algún momento modificar sus datos. No obstante, una vez creada tu lista, en Ajustes de la lista podrás determinar un nombre público y otro privado para tu lista. 
• Igualmente, tus suscriptores verán el email asociado a la lista si deciden cambiar sus datos en un momento dado. 

Ya has creado tu primera lista, ahora puedes ir al siguiente paso del tutorial que te explicará cómo añadir suscriptores a tu lista.

Importar suscriptores a una lista

Una vez que hayas creado una lista, puedes importar suscriptores a la misma, dirigiéndote al menú de listas, seleccionando la lista y haciendo clic en la pestaña Suscriptores.

Haz clic en el botón de Añadir y podrás ver tres opciones diferentes de importación. 

Desde un archivo CSV/Excel:

Un archivo CSV es un documento de texto para representar datos en forma de tabla y es el tipo de archivo estándar para compartir bases de datos. En este tipo de archivo, las columnas se representan con comas o con punto y comas. Las comas o punto y comas delimitan los campos de nuestra lista y cada fila en un archivo CSV forma un registro completo con los datos de un suscriptor. Es un tipo de archivo fácilmente exportable desde prácticamente cualquier formato donde tengas alojada tu base de datos.

Si tu listado de suscriptores es un archivo Excel, no hace falta que lo exportes como csv, sino que puedes subir directamente el archivo. Los pasos a seguir son:

1. Seleccionar Archivo CSV/Excel como método de importación. 
2. Después, añade el separador de campos de tu archivo, en los archivos Excel siempre es un punto y coma (;). Si tu listado de contactos tiene un caracter de agrupación dentro del mismo campo, tendrás que señalarlo. Supón que alguno de tus campos contiene un caracter utilizado para separar campos, por ejemplo ",". Si uno de los campos contuviera ese caracter, por ejemplo "1342,34" lo tomaría como si de dos campos distintos se tratase. Para ello deberás crear un caracter, por ejemplo ";" y ponerlo antes y después del valor que no quieras que sea considerado como separador de campos, por ejemplo ;1342,34; Si tu lista tiene un campo lista multiopción, deberás indicar las opciones separadas con comas, por lo que necesitarás utilizar un caracter de agrupación. Por ejemplo, si el campo para un suscriptor debe valer "Opcion 1, Opcion 2", y los campos están separados por comas, podrías introducirlo como ;Opcion 1, Opcion 2; 
3. Adjunta el archivo y haz clic en Añadir.
   
   
   
   
4. Cómo obtener un archivo csv:

• Desde Google Contacts: Desde tus contactos en Gmail: Más > Exportar > Formato CSV de Google (para importar a una cuenta de Google)
• Desde Microsoft Outlook: Archivo > Importar/Exportar > Elegir "Valores separados por comas (Windows) > Elegir la lista > Dar nombre al archivo

Una vez que tengas tu archivo csv bien formado, tendrás que seguir estos pasos:

1. Seleccionar Archivo CSV/Excel como método de importación. 
2. Después, añade el separador de campos de tu archivo, un punto o un punto y coma y el caracter de separador entre cambios si hubiera
3. Por último, marca la opción de La primera línea determina el nombre de los campos si tu listado ya tiene incluido el nombre de cada campo en las columnas, por ejemplo, Nombre, Email...
4. Adjunta el archivo y haz clic en Añadir.

En algunos casos el comienzo de la importación puede tardar unos minutos, ya que se preprocesa el archivo para obtener su codificación. Se recomienda UTF-8. 

Cómo actualizar los datos de suscriptores existentes:

Puedes sobreescribir los datos de tus suscriptores ya añadidos a una lista haciendo una nueva importación. Los pasos que tienes que seguir son los siguientes:

1. Seleccionar la lista donde quieres modificar los datos 
2. Hacer clic en la pestaña de Suscriptores y después en el botón azul de Añadir suscriptores
3. Haz clic en Archivo CSV/Excel
4. Adjunta tu archivo, selecciona el separador de campos y caracter de agrupación entre campos si lo hubiera
5. Haz clic en el tic Actualizar los datos de los suscriptores existentes 
6. Realiza la importación haciendo clic en Añadir

Manualmente:

Puedes agregar suscriptores uno a uno. Para ello, debes pinchar sobre la pestaña de Suscriptores y después Introducir manualmente. Se despliega un formulario donde introducir el email del suscriptor. Si ya tienes configurados los campos para tu lista, también tendrás que añadir los valores correspondientes para cada campo. 

Desde una lista de Mailchimp

Puedes migrar suscriptores fácilmente desde tus listas de MailChimp a una de Acumbamail. Para ello tan sólo es necesario obtener la Api Key que te proporciona Mailchimp y posteriormente elegir la lista que quieres importar.

Desde una hoja de cálculo de Google Sheets

Puedes importa suscriptores fácilmente desde tus hojas de cálculo de Google Sheets a Acumbamail. Para ello, tendrás que seleccionar Google Sheets como método de importación.

La primera vez que accedas, se abrirá automáticamente un popup para que elijas la cuenta de Google que quieres vincular y puedas otorgar los permisos requeridos de acceso a tus hojas de cálculo.

Ten en cuenta que puedes vincular más de una cuenta de Google. En todo momento, si necesitas vincular una nueva cuenta, debes hacer click en el botón "Añade una cuenta". Esto abrirá de nuevo el popup de Google que te permite introducir tu cuenta, loguearte y otorgar los permisos requeridos.

Una vez vinculada tu cuenta, debes hacer clic en el botón "Elige una hoja".

Esto abrirá un popup donde se mostrarán todas las hojas de cálculo localizadas en tu Google Drive. Debes seleccionar aquí la hoja de cálculo de la que se recuperará la información. Recuerda que si la hoja de cálculo que selecciones contiene varias hojas, solo se recupera la información de la primera.

En caso de que el popup muestre el siguiente error, será porque desde tu cuenta de Google has retirado los permisos previamente dados a Acumbamail desde aquí. En ese caso, aunque tu cuenta ya aparezca en el listado de cuentas vinculadas, debes hacer clic en "Añade una cuenta" de nuevo. De esta forma, podrás volver a conceder los permisos requeridos para ejecutar esta acción.

Podrás ver el nombre del Google Sheet seleccionado. En caso de que desees seleccionar una hoja de cálculo diferente, solo tienes que volver a hacer clic en el botón de "Elige una hoja". No se puede importar desde varias hojas a la vez (ya que el formato de columnas podría ser diferente) por lo que, si habiendo elegido una hoja de cálculo, después eliges otra, la primera será reemplazada.

Habiendo seleccionado ya la hoja de cálculo, solo queda que marques o no el checkbox que te permite ignorar la información de suscriptores duplicados (ya presentes en la lista) o tenerla en cuenta para actualizar sus campos. Solo faltaría darle al botón de "Añadir" en la parte superior derecha para confirmar la acción.

De forma similar a otro tipo de métodos de importación, podrás elegir las columnas que se asocian a los campos de tu lista de suscriptores. Una vez confirmado, la información importada se añadirá a tu lista en forma de suscriptores.

Exportar suscriptores

En determinadas ocasiones es necesario exportar los suscriptores que tenemos en una lista. Para llevar a cabo esta tarea debemos entrar en nuestra lista y pulsar en la pestaña  Suscriptores. Puedes exportar a tus suscriptores por estado. Selecciona en el menú desplegable el tipo de suscriptor que quieras exportar: activos (abridores + no abridores), abridores, no abridores, bajas, hard bounces y quejas.

• Suscriptores activos: suscriptores a los que les puedes realizar envíos, incluyen tanto los abridores como los no abridores
• Suscriptores abridores: son aquellos que han abierto al menos una de las campañas que hayas asociado a esa lista
• Suscriptores no abridores: no han abierto ninguna campaña que hayas asociado a esa lista (o no han recibido todavía ninguna) 
• Suscriptores inactivos: suscriptores que, por diversos motivos, no pueden recibir tus envíos. En esta categoría se incluyen las bajas, las quejas y los hard bounces

Una vez hayas seleccionado el tipo de suscriptor que quieres exportar, en el botón con los tres puntos suspensivos, haz doble clic sobre Exportar activos (o el estado que hayas seleccionado). 

Haz clic en descargar una vez se genere y obtendrás un listado de los suscriptores en formato CSV. 

Configurar una lista de suscriptores 

Campos

Para editar los campos de nuestra lista o que va a tener el formulario que asociemos a esa lista, tienes que ir a la la lista determinada y pinchar sobre la pestaña Campos. Haz clic sobre el botón azul de Añadir campos. Podrás crear distintos tipos de campos según tus necesidades:

• Texto
• Checkbox: para marcar, tendrá valor sí o no
• Lista: permite diferentes opciones de respuesta limitadas que aparecerán como un menú desplegable, por ejemplo: campo idioma, opciones: español e inglés. La lista puede permitir una sola opción, o varias. Para ello, utiliza el switch que aparece debajo del campo Opciones.
• Número entero
• Número decimal
• Fecha: es muy importante seguir el estándar DD/MM/AA HH:MM o bien DD/MM/AAAA HH:MM
• Texto largo
• IP

Los campos de una lista te permitirán personalizar valores para cada suscriptor a nivel de campaña, tanto en la plantilla o cuerpo del mensaje, como en el asunto de la campaña. También podrás crear segmentos dentro de una lista a los que destinar envíos. 

Las campañas de email marketing vienen con un enlace por defecto para que el suscriptor pueda modificar los datos que figuren de él en la lista. Por ello, tienes la opción de que los campos que configures sean visibles y editables por parte del suscriptor, ocultos o visibles pero no editables. 

Crear segmentos dentro de una lista

Puedes crear segmentos (subgrupos) dentro de una lista a los que podrás enviar una campaña posteriormente. Para crear un segmento dentro de una lista, selecciona la lista determinada y haz clic sobre la pestaña Segmentos. Haz clic en Nuevo segmento. 

Puedes crear segmentos según tres parámetros:

• Los campos que hayas configurado en la lista 

Puedes poner una o varias condiciones basándote en los campos que hayas establecido en la lista previamente. La condición para crear el segmento puede ser que se cumplan todos los campos establecidos o que se cumpla al menos uno de ellos y podrás establecerlo en el menú de Enviar a los que cumplan > Todas o Cualquiera de. 

Si el campo por el que quieres segmentar tus suscriptores es de tipo lista multiopción, deberás asegurarte de que las opciones que introduzcas sean idénticas a las que tengan los suscriptores. Para indicar varias opciones, deberás introducir las opciones deseadas separadas por comas, y emplear el  filtro "contiene".





• Por comportamiento de los suscriptores en las campañas enviadas a esa lista

Puedes crear un segmento para enviar a un subgrupo de la lista según el comportamiento que ha tenido con una campaña determinada, por ejemplo, un segmento de suscriptores que no abrieron una campaña X. Para ello, selecciona como condición Comportamiento. 

• Por calidad del suscriptor

Asimismo, puedes crear un segmento dentro de la lista teniendo en cuenta la calidad del 0 al 100 del suscriptor con base a la interacción que tiene con tus envíos (para saber más sobre email marketing y leadscoring consulta nuestra guía del blog). Selecciona como condición Calidad y establece los valores que quieras. Recuerda que puedes combinar estos tres tipos de condiciones de segmentación entre ellas. 

Para exportar un segmento, haz clic sobre el botón de los tres puntos al lado de cada uno y selecciona la opción Previsualizar segmento.

Limpieza de listas, audiencias de Facebook y otras funcionalidades avanzadas

Con los planes PRO y Enterprise tendrás acceso a funcionalidades premium para la gestión de listas:

- Audiencias de Facebook para conectar listas o segmentos a audiencias personalizadas de Facebook para crear anuncios específicos para tus suscriptores en Facebook e Instagram.

- Analizar la calidad de una lista (si hay emails incluidos en spam traps o inexistentes).

- Eliminar automáticamente suscriptores que no cumplan determinados parámetros (por ejemplo, que lleven más de seis meses sin abrir una campaña) con la herramienta de optimización de lista.

- Calcular la mejor franja horaria de envío de emails a nivel de cuenta 

Puedes ver todas las funcionalidades avanzadas incluidas en los planes PRO y Enterprise aquí.

Ver el historial de importación de una lista

Puedes comprobar las importaciones que has hecho en una lista a lo largo del tiempo accediendo a la lista concreta, haciendo clic en la pestaña de Suscriptores, seleccionando el botón con los tres puntos y, finalmente, Ver historial de importación.  

En este apartado podrás ver también en detalle los errores de importación que haya habido en el proceso, los más comunes son:

• Si tienes una cuenta gratuita, solo podrás importar a un máximo de 250 suscriptores entre todas tus listas. Si tu lista sobrepasa ese número, la importación dará error antes de llegar a las 250 direcciones de email importadas
• Si un email ya ha sido importado previamente figurará como error para que no haya duplicados en la lista
• Tu fila no tiene un formato válido o está vacía 

Cómo buscar y editar un suscriptor concreto

Si quieres ver los datos concretos de un suscriptor, las campañas que ha recibido y qué estado ha dado en cada una de ellas (si el suscriptor se ha dado de baja, también podrás ver en qué campaña concreta), tienes dos maneras de buscarlo:

• Introduciendo su email completo en el buscador del menú principal de listas, en Boletines > Listas

• Podrás ver en qué lista o listas está incluido/a y, si haces clic sobre su email, podrás ver el comportamiento que ha tenido con las campañas recibidas (si ha hecho clic en una campaña X, si no ha abierto una campaña Y...)

También puedes buscar al suscriptor concreto en la lista, en este caso no hace falta que introduzcas el email concreto del suscriptor, vale con solo una parte, como un dominio @ejemplo.com. Para buscarlo, haz clic sobre la lista, ve a la pestaña de Suscriptores, y pon su email o una parte en el buscador. Al hacer clic sobre su email, accederás al historial de campañas que ha recibido.

Si quieres cambiar los datos del suscriptor o descargar el historial de campañas que ha recibido, haz clic sobre el botón de los tres puntos al seleccionarlo y pincha en Editar o Generar fichero detalles. 

Cómo mover a un suscriptor de una lista a otra

Puedes mover a un suscriptor concreto de una lista siguiendo estos pasos:

• Ve a la lista concreta en la que se encuentre
• Dirígete a la pestaña de Suscriptores
• Busca al suscriptor/a en la barra de búsqueda o por estado 

• Selecciona al suscriptor/a concreto marcando la casilla a su izquierda
• En el menú desplegable resultante de Selecciona una acción selecciona Mover los seleccionados y, a continuación, selecciona la lista de tu elección

Cómo eliminar a un suscriptor de una lista

Para eliminar a un suscriptor concreto de una lista (que simplemente no aparezca en la lista, no es lo mismo que darlo de baja), tienes dos maneras de hacerlo:

• Desde el menú principal de Listas dentro de Boletines, haz doble clic sobre la lista concreta en la que se encuentre el suscriptor
• Una vez dentro, dirígete a la pestaña de Suscriptores
• Busca al suscriptor/a en la barra de búsqueda o por estado 

• Selecciona al suscriptor/a concreto marcando la casilla a su izquierda
• En el menú desplegable resultante de Selecciona una acción haz clic sobre Eliminar los seleccionados

Cómo dar de baja a un suscriptor

Cuando das de baja a un suscriptor, este pasa de ser un suscriptor activo (que puede recibir tus emails) a uno inactivo (que sigue presente en la lista, no se elimina, pero ya no recibirá tus emails). Es importante que tengas en cuenta que las bajas son globales a todas las listas, es decir, cuando un suscriptor se marca como baja en una lista, automáticamente estará de baja en todas las listas en las que se incluya. 

Para dar de baja a un suscriptor concreto de una lista, tienes dos maneras de hacerlo:

• Desde el menú principal de Listas dentro de Boletines, haz doble clic sobre la lista concreta en la que se encuentre el suscriptor
• Una vez dentro, dirígete a la pestaña de Suscriptores
• Busca al suscriptor/a en la barra de búsqueda o por estado 

• Selecciona al suscriptor/a concreto marcando la casilla a su izquierda
• En el menú desplegable resultante de Selecciona una acción haz clic sobre Dar de baja los seleccionados

Lista de excluidos o blacklist: cómo dar de baja una lista entera

Hemos incluido recientemente la opción de dar de baja de una a todos los suscriptores de una lista concreta. Esta opción es especialmente útil si queremos asegurarnos de que no vamos a enviar a los suscriptores de esa lista bajo ningún concepto, puesto que las bajas son globales a todas las listas. 

Para dar de baja una lista entera, dirígete al menú principal de listasy, a continuación, haz doble clic sobre el botón de los tres puntos situado a la derecha de la lista que quieras que sea una lista de excluidos.

Algunas consideraciones sobre esta función:

1. Este proceso es irreversible, una vez des de baja a todos los suscriptores incluidos en esta lista, permanecerán como baja. 
2. Como las bajas son globales a todas las listas, si importaras a un suscriptor incluido en la lista de excluidos a una lista de suscriptores, el suscriptor aparecería como baja automáticamente. De esta manera, te aseguras de que no enviarás emails por accidente a emails excluidos. 
3. Solo puedes tener una lista de excluidos por cada cuenta de Acumbamail.
4. Esta opción es especialmente útil si tienes una lista de bajas procedente de otra plataforma de email marketing y quieres que Acumbamail registre también estas bajas y así asegurarte de que estas bajas no recibirán más tus envíos para cumplir con el RGPD. 

Ajustes de la lista

Si quieres actualizar los datos generales de tu lista una vez ya la hayas creado, puedes hacerlo en todo momento seleccionando la lista que quieras modificar desde el menú principal de listas, hacer clic en el botón de los tres puntos y seleccionar Ajustes.

En esta parte podrás cambiar el nombre de la lista en Acumbamail, el nombre público de la lista (que tu suscriptor podrá ver cuando se dé de alta en la lista o quiera modificar datos), el remitente por defecto de esa lista y el idioma. También puedes añadir otros datos como la empresa, la dirección o el teléfono. 





Unificar listas

Puedes unificar dos o más listas en una única. Antes de comenzar el proceso, ten en cuenta estas consideraciones:

• El proceso es irreversible. Una vez unifiques las listas, no podrás dar marcha atrás.
• La(s) lista(s) se unificarán automáticamente en la lista más grande.


Para unificar dos o más listas en una, has de seguir estos pasos:

• Ir al menú principal de Listas dentro del apartado de Boletines

• Seleccionar las listas que quieras unificar marcando las casillas a la izquierda de cada una

• En el lateral derecho, abre el menú desplegable de Selecciona una acción y haz clic sobre Unir listas

Duplicar listas

Puedes duplicar una lista fácilmente desde el menú principal de listas dentro de Boletines. 

Una vez dentro, haz clic sobre el botón de los tres puntos situado a la derecha de la lista que quieras duplicar y selecciona Duplicar lista dentro del menú desplegable. 





Una vez selecciones esta opción, el proceso puede llevar varios minutos dependiendo del volumen de la lista. Selecciona el nombre para la lista duplicada y haz clic sobre Aceptar cuando salte la ventana emergente. La lista duplicada aparecerá en el menú de listas en un par de

Eliminar suscriptores repetidos en distintas listas

Hemos incorporado recientemente la opción de poder eliminar directamente a los suscriptores que estén repetidos en diferentes listas. Esta función es especialmente útil si tienes contratada una tarifa por número de suscriptores con envíos ilimitados, puesto que en esta tarifa cuentan los suscriptores totales y no los únicos. 

Para eliminar a los suscriptores repetidos, basta con dirigirte al menú principal de listas, seleccionar dos listas máximo haciendo clic sobre sus casillas y, a continuación, en el menú desplegable de Selecciona una acción hacer clic sobre Eliminar suscriptores repetidos.





Algunas consideraciones que tener en cuenta sobre esta función:

•  Una vez selecciones las dos listas donde quieras comprobar a los repetidos, podrás ver el número de repetidos y seleccionar en qué lista se quedarán los suscriptores de entre las listas que has seleccionado antes de confirmar la acción.
• Una vez confirmes la acción, el proceso no se puede deshacer, ese repetido quedará eliminado de la lista o listas que no hayas seleccionado. No obstante, siempre puedes volver a importarlo si lo necesitaras. 

Personalizar las notificaciones de una lista

En Acumbamail hemos incorporado un nuevo sistema para que puedas personalizar los emails y páginas que se muestran a tus suscriptores en el proceso de suscripción y de cancelación.

Para ello debes ir a la página principal de Listas y seleccionar la lista sobre la que has creado los formularios de inscripción. Una vez ahí, puedes acceder a las distintas opciones de personalización a través del apartado  Notificaciones.







Personalizar valores globales

Puedes cambiar los aspectos comunes que se mostraran en el email de confirmación y las páginas de confirmación y baja, a través de la opción  “Ajustes generales”.

Podrás hacer cambios referentes al logotipo, colores de los textos, contenido o fondo así como modificar el aspecto de los botones.




Personalizar Email de Confirmación

Para modificar el email de confirmación debes continuar haciendo scroll en la sección hasta la opción  “Email de confirmación” , puedes habilitar y desahabilitar esta opción siempre que sea necesario, desde este apartado.







En el se te mostrará las opciones diponibles para customizar con tu información, puedes hacer los cambios que necesites. Para consultar la forma en la que se mostrarán a tus suscriptores, pulsa el botón de "Previsualizar" se abrirá un pop up para que puedas consultar la apariencia.





No olvides guardar los cambios haciendo click en actualizar una vez que hayas acabado.


Personalizar Página de confirmación

Para modificar la página de confirmación debes continuar haciendo scroll en la sección hasta el apartado de   “Página de confirmación”. podrás hacer los cambios que necesites. En este caso dispondes de dos opciones: 

- Enlace: Podras dirigir a tus suscriptores a  tu propia página de confirmación, podras añadir una url propia en este apartado, unicmanete deberas de verificar el dominio, para confirmar que es de tu propiedad.

- Campos personalizados: Podras customizar tu propio mensaje a traves del los campos personalizados, adaptando la página a tus necesidades.







No olvides guardar los cambios una vez que hayas acabado.


Personalizar Página de baja

Para modificar la página de baja debes hacer scroll hasta el ultiimo aparatado de esta sección, encontrarás la  “Página de baja” Una vez en ella, se mostrará las opciones customizables como: título, descripción, texto del botón y mostrar los motivos de baja, pulsando sobre ellos podrás hacer los cambios que necesites. Dentro del apartado "Descripción" puedes inserta el texto 

Si te has dado de baja por error haz clic <a id="resubs_link">aquí</a>

Así permitirás a tus suscriptores volver a darse de alta en caso que se hayan dado de baja por error.







No olvides guardar los cambios una vez que hayas acabado, haciendo click en "Actualizar"

Para acceder a consejos prácticos sobre cómo gestionar tus listas de email marketing, puedes consultar nuestra guía específica.